ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ИЗГРАЖДАНЕ НА СИСТЕМА ЗА ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ ГЛАВА ПЪРВА

ГЛАВА ПЪРВА


Чл.1. Тези правила имат за цел:

(1) Да регламентират цялостния процес по осигуря­ване на разумна увереност чрез:

· Съответствие със законодателството, вътрешните актове и договори;

· Надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативна информация;

· Ефективност, ефикасност и икономичност на дейностите;

· Опазване на активите на информацията.

(2) Да създадат условия за:

· Законосъобразно и целесъобразно разходване на средствата и осигуряване на надеждна информация с оглед поемане на отговорност и вземане на правилни управленски решения;

· Подобряване взаимодействието между структурните звена и отделните длъжности в СБАЛОЗ – Варна за по-добро финансово управление;

· Постигане на прозрачност на процесите, снижаване на разходите, децентрализация на отговорностите;

· Усъвършенстване на вътрешно-нормативната уредба в СБАЛОЗ – Варна (заповеди, работни инструкции, вътрешни указания, правила и други документи).

Чл.2. Настоящите правила се прилагат във всички структури, дейности и процеси в СБАЛОЗ – Варна.

Чл.З. Финансовото управление и контрола в СБАЛОЗ– Варна се осъществява при спазване на следните принципите:

· Законосъобразност;

· Добро финансово управление;

· Прозрачност;

· Своевременност;

· Икономичност;

· Конфиденциалност.

Чл. 4. Вътрешните правила включват всички елементи на финансовото управление и контрол в СБАЛОЗ – Варна, а именно:

· Контролна среда;

· Управление на риска;

· Контролни дейности;

· Информация и комуникация;

· Мониторинг;

Чл. 5. Дейността по финансовото управление и контрол в СБАЛОЗ – Варна се регламентира в съответствие със Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор и указанията, дадени от министъра на финансите във връзка с прилагането му.


ГЛАВА ВТОРА


Раздел І

Лична почтеност и професионална етика

Чл.6. При вземането на решения и осъществяване на дейността си всички служители в СБАЛОЗ – Варна се ръководят от личната почтеност и професионална етика.

Чл. 7. Всички служители в СБАЛОЗ – Варна са длъжни да познават и спазват изискванията на Етичния кодекс на служителите в болницата.

Чл. 8. При установяване на нарушения от служител на СБОЛОЗ – Варна, прекият му ръководител е длъжен незабавно да уведоми с докладна записка УПРАВИТЕЛЯ на СБАЛОЗ – Варна като посочи обстоятелствата, при които е извършено нарушението.

Чл. 9. Неспазването на изискванията на Етичния кодекс представлява нарушение на трудовата дисциплина, за което на виновния служител може да бъде наложено дисциплинарно наказание на Кодекса на труда.

Раздел ІІ

Управленски подход и стил на работа

Чл. 10. (1) Управленската дейност в СБАЛОЗ – Варна се извършва на принципа на йерархичната подчиненост, вътрешения контрол и обратната връзка.

(2) При планиране, организация, изпълнение, отчитане и контрол на дейността на болницата се прилага принципът на координация.

Чл. 11. (1) Всяка седмица управителят на болницата провежда медицински съвет, на който се коментират проблемите на болницата, отчита се изпълнението на възложените задачи от минало време и се поставят задачите за седмицата.

(2) Със заповед на управителя са създадени и функционират постоянни комисии в различните направления на дейността за решаване на конкретни проблеми и осигуряване на ефективно и качествено медицинско обслужване на пациентите. В болницата са създадени следните комисии:

- Клинична онкологична комисия по химиотерапия

- Клинична онкологична комисия по локализации

- Лечебно-контролна комисия

- Комисия за борба с вътреболничните инфекции

- Съвет по здравни грижи

- Комисия по медицинска етика

- Комисия за контрол върху качеството, безопасността и рационалната употреба на кръвта и кръвните съставки

Раздел ІІІ

Организационна структура

Чл.12. СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – Варна” –ЕООД. е специализирано лечебно заведение за болнична помощ и е регистрирано с решение на Варненски окръжен съд ф.д. № 3906/2000 год. като еднолично дружество с ограничена отговорност и се ръководи от Управител. Той осъществява цялостното управление. В болницата има едностепенна система на управление.

При вземане на решения Управителят на СБАЛОЗ се подпомага от:

- Медицински съвет – поставят се на обсъждане всички проблеми свързани с дейността на болницата и се вземат най-важните решения

- Лечебно-контролни комисии – произнасят се по трудни за диагностика и лечение случаи.

- Комисия за борба с вътреболничните инфекции – разработва, обсъжда и приема планове за профилактика. Упражнява контрол, анализира заболеваемостта, контролира регистрацията и организира проверки.

Чл13. (1) Съгласно Правилника за устройството, дейността и вътрешния ред на болницата е изградена организационната структура /ПРИЛОЖЕНИЕ 1/, която се състои от:

- Диагностично-консултативен блок, който обхваща консултативните кабинети – АГ-кабинети, урологични, хирургични, онкодерматологичен, кабинети за медицинска онкология, хематологичен, радиологичен, гастроентерологичен и кабинет по ушно-носно-гърлени болести. Тук се включват и медико-диагностичната лаборатория, клинична патология, образна диагностика

и звено за диспансеризация на онкологичните

заболявания с регионален раков регистър.

- Стационарен блок, който се състои от отделения с легла: - отделение за медицинска онкология и палиативни грижи с 50 легла; онкохирургично отделение с 20 легла; отделение за анестезиология и интензивно лечение /ОАИЛ/ с 8 легла; отделение за онкогинекология с 10 легла; отделение за онкологична гастроентерология с 15 легла; отделение за лъчелечение с 36 легла, от които 4 активни и 6 дневен стационар и операционен блок

- Административно-стопански блок

- Аптека

(2) Основните функции, организацията на работа на отделните структурни звена и длъжностите се определят с Правилника за устройството, дейността и вътрешния ред в СБАЛОЗ - Варна, утвърден от управителя.

(3) Задълженията, отговорностите на всеки служител се определят в длъжностната му характеристика.

Раздел ІV

Управление на човешките ресурси

Чл.14. Човешките ресурси са най важните активи на дружеството, от техния потенциал зависи до голяма степен просперитетът му.

Управлението на човешките ресурси е част от управлението на лечебното заведение. Съобразено е с изискванията на стандарта ISO 9001:2008. Определени са общите положения, реда и отговорностите за подбор, назначаване, заплащане на труда, оценка и мотивиране на персонала и развитие на неговите способностите и компетенции, съгласно изискванията на системата по качество.

Подборът и наемането на квалифициран персонал в СБАЛОЗ „д-р М. Марков-Варна” ЕООД, се извършва съобразно финансовите параметри за годината и нуждата от кадрови потенциал по работни места. При възникване на трудово правоотношение се прилагат разпоредбите на Кодекса на труда. Според това, дали назначавания ще бъде нает на работа след проведен конкурс или само чрез подбор се спазват специфични процедури, прилагани по ред регламентиран в действащата нормативна база в трудовото законодателство.

Критериите, по които се оценяват кандидатите за работа са:

- завършено образование и професионален опит;

- трудов стаж;

- наличие на допълнителна квалификация-компютърна

грамотност, курсове и др.;

-владеене на чужди езици – тези и други допълнителни умения се считат за предимство.

Избраният кандидат се назначава на изпитателен срок, през който се оценява практическата реализация на теоретичните умения, трудовите навици на работника или служителя, междуличностното му общуване, желанието за бърза адаптация, мотивацията му за работа и др. Изпитателният срок е до 6 месеца.

Раздел V

Компетентност на персонала

Чл. 15. Конкретните изисквания за компетентност, необхо­дима за всяка длъжност в СБАЛОЗ – Варна, са определени в съответната длъжностна характеристика.

Чл. 16. Повишаването на квалификацията на служителите в СБАЛОЗ – Варна се извършва чрез самообучение, участие в курсове, семинари, лекции, конференции, специализирано обучение и др.


ГЛАВА ТРЕТА


УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА

Раздел І

Условия за управление на риска

Чл. 17. Управлението на риска е процес на иденти­фициране, оценяване и мониторинг на рисковете, които могат да повлияят върху постигането на целите на СБАЛОЗ – Варна и въвеждането на необходимите контролни дейности, с цел ограничаване на рисковете до едно приемливо ниво. Изготвена е Стратегия за управление на риска в болницата, която определя методите за идентифициране, оценяване и управление на рисковете.

Раздел ІІ

Определяне на рисковите области

Чл. 18. Ръководителите на самостоятелните структурни звена извършват оценка на съответното структурно звено за следните рискови области:

- философия и стил на управление;

- управленски методи и контрол;

- човешки ресурси;

- външни регулаторни фактори;

- финансов фактор;

- командировки и пътувания;

- надеждност и сигурност на информацията;

- трудова дисциплина;

- компютърни системи.

Чл. 19. (1) Ръководителите на самостоятелни структурни звена в СБАЛОЗ – Варна предлагат на управителя на болницата адекватни мерки за реакция на установения риск.

(2) В зависимост от характера на конкретната дейност, мерките по ал. 1 могат да бъдат насочени към:

- ограничаване на риска – чрез въвеждане на ефективни контролни механизми в съответната рискова област;

- прехвърляне на риска – когато рискът е твърде висок и дейността подлежи на застраховане;

- толериране на риска – когато съответната рискова област оказва ограничено или незначително влияние върху постигането на целите на болницата

- прекратяване на риска чрез прекратяване на съответна дейност – когато рискът е твърде висок и прекратяването не противоречи на нормативен или вътрешен акт на институцията.

ГЛАВА ЧЕТВЪРТА

КОНТРОЛНИ ДЕЙНОСТИ

Раздел І

Процедури за разрешаване, одобряване и оторизиране

Чл. 20. Решението за извършване на определена дейност, процес или процедура в СБАЛОЗ – Варна се взема от управителяили други оторизирани длъжностни лица в съответствие с разпреде­ле­нието на отговорностите им съгласно Правилника за организацията, дейността и вътрешния ред в СБАЛОЗ – Варна и длъжностните им характеристики.

Чл. 21. (1) Управителят може да делегира конкретни свои правомощия на друго длъжностно лице от СБАЛОЗ – Варна за определен срок или постоянно, когато това не противоречи на нормативен акт или вътрешен акт на институцията.

(2) Делегирането на отговорности следва да се извършва в съответствие с действащата нормативна уредба.

(3) При определяне на лицата, на които се делегират правомощия по ал. 1, се съблюдават изискванията за компетентност и професионален опит.

(4) Длъжностните лица, на които се делегират правомощия, не могат да ги пределегират без съгласието на делеги­ращия ръководител.

(5) Длъжностните лица, на които са делегирани право­мощия, докладват на делегиращия ръководител за изпъл­не­нието им.

(6) Делегирането не освобождава от отговорност ръководи­те­лите по ал. 1 за изпълнението на делегираните право­мощия.

(7) Оттеглянето на делегираните правомощия се извършва от Управителя.

Раздел ІІ

Разделение на отговорностите

Чл. 22. (1) Функциите и отговорностите на самостоятелните структурни звена и техните ръководители се регламентират с Правилника за организацията, дейността и вътрешния ред на СБАЛОЗ – Варна , утвърден от управителя.

(2) Задълженията и отговорностите на отделните служи­тели се определят в длъжностните им характеристики.

(3) Функциите, задълженията и отговорностите по ал. 1 и ал. 2 се разпределят по начин, който не позволява на един служител едновременно да има отговорност по одобряване (разрешаване), изпълнение, осчетоводяване и контрол.

Раздел ІІІ

Системата на двоен подпис

Чл. 23. Поемането на всяко финансово задължение и извършването на каквото и да е плащане се осъществяват след полагането на подписи от съответните длъжностни лица.

Раздел ІV

Предварителен контрол

Чл. 24.(1) Предварителният контрол е задължителен елемент на системите за финансово управление и контрол и включва процедури по управление на финансовата дейност.

(2) Предварителният контрол е превантивна контролна дейност, при която преди вземане на всички решения и извършването на всички действия в СБАЛОЗ – Варна се извършва съпоставяне с изискванията на приложимите правни норми, за да се гарантира тяхното спазване.

(3) Целта на предварителният контрол е да предостави на ръководителя на болницата разумна увереност за съответствието на взетите решения с действащата нормативно-справочна уредба.

Чл. 25. Предварителният контрол се извършва преди вземане на решение или извършване на всяко действие, свързано с:

· Разпореждане с активи (включително поемането на задължения и извършването на разход);

· Управление и стопанисване на имуществото на СБАЛОЗ – Варна, включително отдаване под наем, с цел получаване на приходи;

Чл. 26. Основните дейности в СБАЛОЗ – Варна, подлежащи на предварителен контрол за законосъобразност са:

· Процедурите за възлагане на обществени поръчки;

· Придобиването на активи или услуги;

· Командировките в страната и чужбина;

· Отдаването под наем на движимо и недвижимо имущество;

· Продажба на движимо и недвижимо имущество;

· Провеждане на конкурс за назначаване на служители и самият акт на назначаване на служители.

Чл. 27. (1) Предварителният контрол за законосъобразност в СБАЛОЗ – Варна се извършва от юрист.

Чл. 28. (1) Длъжностните лица от СБАЛОЗ – Варна, отговорни за подготовката на вземането на решение или извършването на определено действие, предоставят на юриста цялата документация, отнасяща се към предстоящото решение или действие.

(2) Предварителният контрол за законосъобразност се извършва чрез документални проверки, анкетиране, а при необходимост и физически проверки на място.

(4) Преди извършване на разход се проверява:

- съответствието на разхода с поетото задължение;

- компетентността на лицето, което поема задълже­ние­то – има ли право да представлява, да управлява и да се разпорежда с имуществото.

- верността на първичните счетоводни документи, включително правилното изчисляване на количества и суми в тях, информационното съдържание на стопанската операция, точността на информацията, отразена в счетоводния документ по реквизити и показатели.

Чл. 29. Мнението, формирано в резултат от проверките за законосъобразност, извършвани от юриста, се отразява в становище до управителя.

Раздел V

Процедури за пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции

Чл. 30.(1) Необходимостта от извършване на разход се осъществява чрез попълване на заявка /докладна записка /, подписана от ръководителя на съответното структурно звено и утвърдена управителя. Същата следва да е окомплектована с всички необходими документи, доказващи необходимостта от съответния разход. Ресорният ръководител извършва първия контрол по целесъобразност.

(2). Постъпила в счетоводството, заявката се изпраща за проверка за съответ­ствие /наличие на средства/ от главния счетоводител.

(3) Не е необходимо депозиране на заявка за разходи като електроенергия, топлоенергия, вода, телефонни услуги, държавни такси и данъци или разходи, произтичащи от разпоредби на закон или друг нормативен акт. Същите се заплащат след представяне на първичен счетоводен документ, попълнен съгласно изискванията на Закона за счетоводството.

(4) Не се подават заявки и за командировките в страната. Разходът се извършва срещу подписана командировъчна заповед от управителя или негов ресорен заместник.

Чл. 31. За разходи, за които има сключен договор, не се депозира заявка. Според характера на разхода се определя служител, който да следи за изпълнение на финансовите ангажименти по договора.

Разходи за съдебни разноски, както и разходите за заплащане на глоби и санкции по влезли в сила наказа­тел­ни постановления се отчитат и заплащат с представянето на съответния разходооправдателен документ.

Чл. 32. Служебните аванси се отпускат само на служители от списъчния състав на СБАЛОЗ – Варна, във връзка със служебните им задължения. Не се допуска отпускането на служебен аванс, ако съответния служител не е отчел предходен такъв.

Чл.33. (1) След одобряване на разхода всички необходими документи се представят на главния счетоводител на СБАЛОЗ - Варна в срок до един работен ден от датата на одобряването им за изплащане.

(2) В брой се изплащат разходи /включително и служебни аванси/ след предварително подписан от ръководителя (главния счетоводител) разходен касов ордер.

(3) При заплащане на разходи чрез банков превод се изготвя платежно нареждане и се предава за подпис от упълномощените за това лица.

Чл.34. (1) В срок до 3 работни дни след извършване на разхода, но не по-късно от 15 работни дни от датата на получаването на служебния аванс, в счетоводството се пред­ставя авансов отчет за разходваните средства с при­кре­пени към него разходооправдателни документи – пър­вич­ни счетоводни документи, съдържащи всички задължи­телни реквизити, съгласно Закона за счетовод­ство­то.

(2) Счетоводителят, отговарящ за съответния служебен аванс, проверява гореописаните документи, като следи за верността им, осъществява контрол по правилното разходване на предоставените средства, наличието на разрешение за това и с подписа си върху авансовия отчет удостоверява проверката. При необходимост се изготвя разходен касов ордер или приходен касов ордер /ПКО/. Гл. счетоводител проверява авансовия отчет за съответствие между целта на предоставяне на аванс и реалното му разходване, утвърждаването на размера на разхода, пъл­но­тата и верността на разходооправдателните документи и други, след което се подписва на авансовия отчет.

(3) След проверките по ал. 2 и ал. 3 документите се подписват от управителя на болницата или от упълномощено от него длъжностно лице.

Чл. 35. При ползване на служебен аванс за командировка в страната, командирования служител е длъжен в срок до 3 работни дни от завръщането си от коман­дировката да представи отчет за командировката, придружен със съответните разходооправдателни доку­менти.

Чл. 36. (1) Възнагражденията на служителите в трудови правоотношения с болницата се начисляват въз основа на трудовите договори и други плащания по Кодекса на труда. Начислените работни заплати, осигурителните вноски и удръжките се осчетоводяват въз основа на рекапитулацията и се въвеждат в специализирания счетоводен софтуер.

(2) Възнагражденията на служителите се изплащат два пъти в месеца – аванс и заплата.

(3) Възнагражденията по ал. 2 се изплащат с превод по дебитна карта на служителя.

Чл. 37. Осчетоводяването на всички операции в болницата се извършва пълно, вярно, точно и своевременно от счетоводството в съответствие със Закона за счетоводството и Указанията на министъра на финансите за прилагане на счетоводните стандарти.

Раздел VІ

Ред за изплащане на хонорарни възнаграждения и възнаграждения по сключени договори

Чл. 38. За реализиране на своята дейност СБАЛОЗ – Варна използва външни лица, с които сключва граждански договори.

Чл. 39. Изплащането на възнагражденията по чл. 38 е придружено със Сметка за изплатени суми и декларация за доходите, съгласно изискванията на Закона за облагане доходите на физически лица /ЗОДФЛ/ и Кодекса за социалното осигуряване /КСО/

Раздел VІІ

Процедури за наблюдение

Чл. 40. (1) Ръководителите на самостоятелни структурни звена в СБАЛОЗ – Варна осъществяват ежедневно наблюдение върху възлагането на конкретните задачи и тяхното изпълнение от подчинените им служители в съответствие с Правилника за организацията, дейността и вътрешния ред на ТМПЦ – Варна, утвърден от Управителя.

(2) Извършващите наблюдението следва да дават на служителите необходимите насоки и указания, за да се осигури разбиране и недопускане на грешки и злоупотреби при изпълнение на задълженията им.

Раздел VІІІ

Преглед на процедури, дейности и операции

Чл. 41. (1) Ръководителите на самостоятелни структурни звена в болницата осъществяват периодичен преглед, най-малко веднъж годишно, на извършените процедури, дейности и операции в съответното звено, като обобщават резултатите от цялостната работа и анализират неговата ефективност.

(2) Ръководителите на самостоятелни структурни звена в болницата изготвят доклад, в който могат да направят предложения за опти­мизиране на съответните процедури, дейности и операции.

Раздел ІХ

Антикорупционни процедури

Чл. 42. (1) Постъпилите сигнали за корупция и индикатори за измами и нередности се проверяват от управителя чрез документални проверки, вземане на обяснения от съот­ветния служител, становища от прекия му ръководител и други длъжностни лица.

(2) Управителят по прецен­ка може да възложи проверката на друго длъжностно лице, което не изключва неговата самостоятелна проверка.

Чл. 43. Индикатор за измама или нередност е действие или бездействие на служител от СБАЛОЗ – Варна, което създава основателни съмнения в неговата безпристрастност при изпълнение на служебните му задължения.

Индикатор за измама или нередност е и необосновано тър­сене на информация относно изпълнението на служебни задължения на друг служител от болницата.

Чл. 44. (1) При констатирани административни слабости, пропуски и нарушения, които създават предпоставки за корупция, измами и нередности, всеки служител в болницата е длъжен да докладва чрез прекия си ръководител на управителя.

(2) При наличие на достатъчно данни, управителят уведомява компетентните органи.

Раздел Х

Правила за достъп до активи и информация

Чл. 45. (1) Материално-отговорните лица в СБАЛОЗ– Варнасе определят съобразно заеманата длъжност и се записва в длъжностната характе­ристика на лицето.

(2) Предоставянето на материални активи на другите служители от болницата се регламентира с Правилника за организацията, дейността и вътрешния трудов ред на болницата, утвърден от управителя.

(3) Изнасянето на материални активи извън сградите на СБАЛОЗ – Варна се извършва само със знанието и разрешението на директора.

Чл. 46. Всеки служител от болницата има право на достъп чрез прекия си ръководител до документи от общ характер, когато това е непосредствено свързано с изпълнението на служебните му задължения.

(1) Достъп до документи, съдържащи класифицирана информация, имат служителите със съответното ниво на достъп, когато това е непосредствено свързано с изпълнение на конкретно служебно задължение.

(2) Предоставянето на информация на външни лица и организации се извършва само с разпореждане на управителя по реда и при условията на Закона за достъп до обществена информация.

Раздел ХІ

Правила за управление на човешките ресурси

Чл. 47. Ръководителите на самостоятелни структурни звена в болницата най-малко веднъж в годината, извършват оценка на индивидуалното изпълнение на възложената работа от служителите в ръководеното от тях звено и при наличие на необходимите условия правят предложения за повишаване в длъжност.

Раздел ХІІ

Процедури по документиране, архивиране и съхраняване на информацията

Чл. 48. Всички документи, които постъпват в болницата се завеждат във входящия регистър, като получават уникален входящ номер.

Чл. 49. (1) Документалното отразяване на стопанските операции в болницата се извършва в съответствие със Закона за счетоводството, подзаконовите нормативни актове, Правилника за документооборота, утвърден от управителя.

(2) Документирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки се извършва в съответствие със Закона за обществените поръчки, подзаконовите нормативни актове и вътрешните Правила за провеждане на обществени поръчки, утвърдени от управителя.

Чл. 50. Хронологичното и систематичното подреждане на документите за минали събития, действия и решения се извършва от съответното звено, съгласно Закона за държавния архивен фонд, Закона за счетоводството и Закона за обществените поръчки.

Чл. 51. Архивираните документи се съхраняват във вида, в който са създадени, в специално предназначени за целта и оборудвани помещения,наречени архиви.

Раздел ХІІІ

Съпоставяне на данните

Чл. 52. За установяване на съответствие, данните от различни документи и източници се съпоставят текущо и периодично.

Раздел ХІV

Контролни дейности, свързани с информационните технологии

Чл. 53. Достъпът до информацията на персоналните компютри на работните места в болницата се ограничава чрез въвеждане на логически пароли за всеки отделен компютър.

Чл. 54. Достъп до сървърите и мрежовото оборудване има само компютърният специалистът назначен в болницата.

Чл. 55. При въвеждането на приложен софтуерен продукт задължително се предвиждат вградени в програмата проверки на въведената информация.

Чл. 56. При въвеждането на софтуерен продукт задължи­телно се сключва договор с оторизирана организация за неговата поддръжка.

ГЛАВА ПЕТА

Информация и комуникация

Раздел І

Информация

Чл. 57. Информационните потоци се управляват чрез въведените програмни продукти в СБАЛОЗ – Варна. Създадени са правила за комуникация между звената в болницата. Съществува етичен кодекс на служителите в болницата, в който са регламентирани основните етични норми на поведение.

Раздел ІІ

Комуникация

Чл. 58. Управителят провежда съвещания с ръководителите на самостоятелни структурни звена в болницата с цел оперативност, координация, отчетност и контрол.

Чл. 59. Ръководителите на самостоятелните структурни звена в СБАЛОЗ - Варна провеждат периодично съвещания със служителите от ръководеното от тях звено.

Чл. 60. Комуникацията с други организации и трети лица се извършва от служители в болницата, на които им е възложено да осъществяват контакти по направления.

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В СБАЛОЗ ”д-р МАРКО АНТ. МАРКОВ – ВАРНА” ЕООД в сила от 01.07.2014 година

РАЗДЕЛ I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ, ЦЕЛ И ПРИНЦИПИ,

ОБЕКТИ И СУБЕКТИ, ВИДОВЕ ПРОЦЕДУРИ

Чл. 1. (1) Настоящите правила са изготвени на основание чл. 8, ал.1 и чл. 8б от Закона за обществените поръчки.

(2) С вътрешните правила се уреждат:

1. Условията и редът за планиране, организация на провеждане на процедурите, разпределението на задълженията и отговорностите на длъжностните лица;

2. редът за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност на действията/решенията преди предоставянето на документацията на Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – Варна” за утвърждаване;

3. задълженията за изпращане на информация до АОП и вписването в Регистъра за обществени поръчки, осъществяването на контрол на изпълнението на сключените договори, както и отговорностите по архивирането и съхранението на проведените и приключили процедури по ЗОП.

(3) С настоящите вътрешни правила се цели постигането на пълно съответствие с принципите, условията и реда за възлагане на обществени поръчки, осигуряването на ефективност при разходването на средствата на дружеството, гарантирането на публичност и прозрачност на провежданите процедури, осигуряването на свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Чл. 2. СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – Варна” ЕООД е възложител на обществени поръчки по смисъла на чл. 7, т. 3 от Закона за обществени поръчки

Чл. 3. Обществените поръчки в СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – Варна” ЕООД се провеждат при условията и реда, предвидени в Закона за обществени поръчки /ЗОП/, Правилника за прилагане на Закона за обществени поръчки /ППЗОП/ и действащото законодателство.

Чл. 4. Обектите на обществени поръчки са доставки на стоки или извършване на услуги, визирани в чл. 3, ал.1, от Закона за обществени поръчки.

Чл. 5. СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – Варна” ЕООД спазва следните режими за възлагане:

(1) Процедурите по закона се прилагат при обекти, които имат стойности без ДДС над 66 000 лв. /съгласно чл. 14, ал. 1, т. 2 от ЗОП/

(2) Опростени правила, предвидени в ЗОП, се прилагат при обекти на стойност без ДДС от 66 000 лв. до 391 160 лв. /съгласно чл. 14, ал. 3, т. 2 във връзка с чл. 45в, ал. 2 от ЗОП/

(3) Без провеждане на процедури по закона, при условията и реда на Глава осма „а” от ЗОП – при обекти на стойност от 20 000лв. до 66 000 лв. без ДДС /съгласно чл.14, ал.4, т.2 от ЗОП/

(4) Без провеждане на процедури и без спазване условията и реда на Глава осма „а” от ЗОП – при обекти на стойност без ДДС под 20 000 лв. В тези случаи сключването на писмени договори не е задължително. /съгласно чл. 14, ал. 5, т. 2 и ал. 6 от ЗОП/

Чл. 6. (1) Обществените поръчки се възлагат чрез провеждане на открита процедура, ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне по смисъла на чл.16 от ЗОП.

(2)Дружеството взема решение за възлагане на обществена поръчка по ЗОП чрез открита и ограничена процедура винаги, когато не са налице условията за провеждане на състезателен диалог или процедура на договаряне.

РАЗДЕЛ II

ПЛАНИРАНЕ И ПОДГОТОВКА ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ

Чл. 7. В началото на всяка календарна година ръководителите на всички звена в болницата изготвят докладна записка за необходимостта от основните доставки на стоки, материали, консумативи, услуги, необходимостта от закупуването на активи, планови ремонти и я предават на експерта обществени поръчки, той и одитор качество за обобщаване. В обобщената докладна записка експерта обществени поръчки се посочват данни от предходната година за разходването на средства за конкретните стоки и услуги. Предложенията следва да се предадат за одобрение на Управителя на болницата най-късно до 31.01 на текущата година.

Чл. 8. (1) Докладната записка на експерта обществени поръчки предварително се предоставя за съгласуване на Главния счетоводител относно наличието на финансови средства в дружеството за съответната календарна година, необходимостта от закупуването им и необходимостта от провеждане на процедури и сключването на договори по ЗОП.

(2) Срокът за съгласуване не трябва да бъде повече от 5 работни дни.

Чл. 9. Главният счетоводител съвместно с юрист определя вида на предстоящата обществена поръчка в зависимост от предварителните разчети за нейната стойност и обекта на поръчката, съобразявайки се с правилата на чл. 15 от ЗОП.

Чл. 10. (1) След одобрението и съгласуването на докладната записка на експерта обществени поръчки Управителят на "СБАЛОЗ д-р Марко Ант. Марков - Варна” ЕООД назначава комисия при спазване изискванията на раздел V от част втора на ЗОП за всяка една конкретна процедура, на която възлага съвместно с правоспособен юрист подготовката на документацията, която включва:

- пълно описание на обекта на поръчката;

- изготвянето на обявлението и решението за откриване на процедурата, документацията за участие в процедурата;

- документи за провеждане на процедурата.

Членовете на комисията отговарят за своевременното изпълнение на поставените им задачи.

(2) Обявлението трябва да бъде изготвено съгласно образец по чл.19, ал.7 от ЗОП /публикуван в интернет-страницата на АОП/.

(3) Документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка се изготвя при реда и условията на глава трета, раздел ІІІ от ЗОП

Чл. 11. (1) След изготвяне на документацията за провеждане на обществената поръчка, експерта по обществени поръчки предоставя на Финансовия контрольор на болницата, Главния счетоводител и правоспособен юрист за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност и проверка относно пълнотата на документацията и съответствието със ЗОП, ППЗОП, вътрешните правила и относимите към предмета на процедурата нормативни актове. За удостоверяване на извършения предварителен контрол се попълва и подписва от фин.контрольор контролен лист №1 (Приложение №1)

(2) Срокът за извършване на предварителния контрол не трябва да бъде повече от 5 работни дни.

Чл. 12. След извършване на предварителен контрол за пълнота и съответствието със ЗОП, ППЗОП, вътрешните правила и относимите към предмета на процедурата нормативни актове, документацията се предоставя на Управителя на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД за одобрение и решение за откриване на процедурата, с което се дава ход на процедурата.

РАЗДЕЛ III

ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

Чл. 13. (1) Експерта по обществените поръчки изпраща решението и обявлението за обществената поръчка до Агенцията за обществени поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки.

(2) Подготвената документация се публикува в сайта на болницата и се предоставя на желаещите кандидати за участие в провежданата процедурата на обществената поръчка. За закупената документация се води Регистър по образец (Приложение 8), съдържащ минимум следната информация:

1. Наименование на юридическото лице или обединение;

2. ЕИК;

3. точен адрес;

4. телефон;

5. факс или електронен адрес;

6. дата и час на предоставянето на документацията;

7. трите имена на физическото лице, получило документацията;

8. подпис на лицето, получило документацията;

9. номер и дата на касов ордер за закупена документация.

Чл. 14.(1) Офертата се подава в деловодството на дружеството, като при приемането върху плика на кандидата се отбелязват входящият номер, датата и часът на получаване и посочените данни се записват във входящ регистър за получени оферти по образец (Приложение 9), за което на приносителя се издава документ.

(2) Не се приемат за участие в процедурата и се връщат незабавно на приносителите офертите, които са представени след изтичането на крайния срок за подаване или са представени в незапечатан или скъсан плик. Тези обстоятелства се отбелязват в регистъра по предходната алинея.

Чл. 15. След изтичане на срока за получаване на оферти за участие в процедурата за обществена поръчка, документацията и постъпилите оферти, с копие от входящия регистър за постъпили оферти по образец (Приложение 9) се предава на експерта по обществените поръчки.

Чл. 16. (1) Управителят на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД назначава комисия при спазване изискванията на раздел V от част втора на ЗОП за провеждане на обществената поръчка след изтичане на срока за приемане на оферти – при открита процедура, а при ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне – след изтичане срока за приемане на заявления за участие.

(2) Управителят на болницата определя срок за приключване работата на комисията по ал.1, който трябва да е съобразен със спецификата на обществената поръчка. Този срок не може да е по-дълъг от срока на валидност на офертите.

Чл. 17. Протокола от работата на комисията, преди да се представи на Управителя на СБАЛОЗ, финансовия контрольор извършва предварителен контрол за законосъобразност, обхващащ целия процес от предоставянето на списъка с кандидатите, подали предложения за участие в процедурата, работата на комисията, основанията за извършеното оценяване и класиране на кандидатите до пълнотата и съответствието на протокола със изискванията на ЗОП и ППЗОП. За удостоверяване на извършения предварителен контрол се попълва и подписва контролен лист №2(Приложение№2).

Чл. 18. Протоколът от работата на комисията, придружен с контролен лист № 2, се предоставят на Управителя на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД. В случай че при контрола по чл. 17 се установят нарушения в работата на комисията, които могат да се отстранят без това да налага прекратяване на процедурата,Управителят дава писмени указания за отстраняването им. Указанията му са задължителни за комисията. Извършените действия и взетите решения в изпълнение на указанията се отразяват в протокол, като в случай на несъгласие към него се прилага особено мнение.

Чл. 19. Комисията приключва своята работа с приемането на протоколите от Управителя на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД .


РАЗДЕЛ IV

ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ИЗПЪЛНИТЕЛ НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

Чл. 20.(1) Управителят на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД в срок до 5 работни дни след приключване на работата на комисията издава мотивирано решение, с което обявява класирането на участниците и участника, определен за изпълнител.

(2) В решението се посочват:

1. Всички класирани участници в низходящ ред;

2. отстранените в процедурата участници и оферти, както и мотивите за тяхното отстраняване;

3. избраният за изпълнител на обществената поръчка участник.

Чл. 21. След влизането в сила на Решението за определянe на изпълнител Управителя на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД изпраща покана до класирания на първо място участник в обществената поръчка, в която се посочва дата, на която лицето се кани за сключване на договора.

РАЗДЕЛ V

ПРЕКРАТЯВАНЕ НА ПРОЦЕДУРА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ

НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

Чл. 22. Управителят на „СБАЛОЗ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ-ВАРНА” ЕООД издава заповед за прекратяване на процедурата с мотивирано решение при условията и по реда на чл. 39 от ЗОП.

Чл. 23. Управителят може да отмени решението за избор на изпълнител след влизането му в сила, но преди сключването на договора, и да издаде решение за прекратяване на процедурата, когато възникнат обстоятелствата по чл. 39, ал. 1, т. 4, 5 и 7 и ал. 2, т. 3 от ЗОП.

Чл. 24. Документацията за прекратената обществена поръчка се комплектова и се съхранява от експерта по обществените поръчки след проверка за законосъобразност и попълване от правоспособен юрист на контролен лист №5 (Приложение № 5)

РАЗДЕЛ VІ

ДОГОВОР ЗА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

Чл. 25. След изтичането на предвидения в чл.120 от ЗОП 10-дневен срок за обжалване на Решението на Възложителя и след изтичане на 14-дневен срок от уведомяване на заинтересованите участници есперта обществени поръчки изготвя договор въз основа на проектодоговора, включен в документацията за участие в процедурата. Договорът се изготвя в два екземпляра – по един за възложителя и за изпълнителя.

Чл. 26. Договорът се съгласува и подписва от Управителя и Главния счетоводител.

Чл. 27. Не по-късно от 7 дниот сключването на договора се изпраща информация за сключения договор доАгенцията за обществени поръчки за вписване в регистъра на обществените поръчки от експерта обществени поръчки.

Чл. 28. Експертът обществени поръчки изпраща до АОП информация в едномесечен срок след приключване изпълнението на договора за обществена поръчка или след предсрочното му прекратяване.

Чл. 29. За всички неуредени въпроси във връзка със сключването, изпълнението и прекратяването на договорите за обществена поръчка се прилагат разпоредбите на Търговския закон, Закона за задълженията и договорите и действащото българско законодателство.

РАЗДЕЛ VІІ

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ПУБЛИЧНА ПОКАНА

Чл. 30. Със Заповед на Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – ЕООД” – Варна се открива процедура за избор на изпълнител чрез публична покана за извършване доставка на стоки или предоставяне на услуги за нуждите на болницата и се назначава комисия при спазване изискванията на раздел V от част втора на ЗОП по изготвяне на документацията, получаването, разглеждането и оценяването на офертите.

Чл. 31. Поканата се изготвя по образец, утвърден от изпълнителния директор на Агенцията, и съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и адрес на възложителя;

2. описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо – и количество или обем;

3. изискванията на възложителя за изпълнение на поръчката;

4. критерии за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий "икономически най-изгодна оферта" – и показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест;

5. срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от срока за публичен достъп до поканата.

Чл. 32. Към поканата се предоставя допълнителна информация и документация, която съдържа най-малко следната информация:

1. Оферта по образец с данни за лицето, което прави предложението;

2. образци на декларации по чл. 47, ал.1 и ал. 5 и чл.47, ал.2 от ЗОП;

3. описание предмета на поръчката;

4. ценово предложение;

5. образец на количествена сметка при извършване на СМР;

6. проектодоговор при необходимост;

7. срок на валидност на офертата.

Чл. 33. (1) Експертът обществени поръчки публикува поканата на портала за обществени поръчки, както и в профила на купувача на сайта на болницата.

Чл. 34. (1) Комисията се събира в рамките на един ден от получаване на документите и разглежда събраните оферти. След получаване на офертите членовете на комисията представят декларация за обстоятелствата по чл. 35, ал. 1, т. 2 и 4 от ЗОП.

(2) Комисията съставя протокол за разглеждането, оценяването и класирането на офертите, който съдържа:

1. Дата на съставяне на протокола;

2. състав на комисията;

3. списък на участниците и офертите по реда на тяхното постъпване в деловодството;

4. резултатите от разглеждането и оценяването на офертите, включително оценките по всеки показател, когато критерият за оценка е икономически най-изгодната оферта;

5. класирането на участниците;

6. предложение за избор на класирания на първо място или мотивирано предложение за преустановяване избора на изпълнител;

7. имената и подписите на членовете на комисията.

(3) Протоколът на комисията се подписва от всички членове.

(4) Комисията приключва своята работа с представяне на протокола на възложителя за утвърждаване.

(5) Договорът се предоставя на Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков - ЕООД” Варна” след извършена проверка за законосъобразност и целесъобразност от Финансовия контрольор, Гл. Счетоводител и юриста, придружен от контролен лист №3 за законосъобразност (Приложение №3).

(7) Договорът се подписва от Управителя и Главния счетоводител.

РАЗДЕЛ VІІІ

КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДОГОВОР

ЗА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

Чл. 35. Контрол по изпълнението на договора за обществена поръчка се осъществява чрез попълване на контролен лист за заявка от началниците на отделните звена, утвърден от фин.контрольор, гл. Счетоводител и управителя, съобразно спецификата на необходимата процедура.

Чл. 36. Преди извършването на заявка за доставка на стоки или услуги за нуждите на болницата по сключен договор за обществена поръчка Главният счетоводител извършва проверка относно срока на договора и изплатените към момента суми или заявени количества с цел да не се допуска превишаване на договорените стойности.

Чл. 37. При договори за ремонти по сградата задължително се изготвят Протокол образец № 19 за СМР и всички необходими документи, характеризиращи строителството, с които се удостоверява завършването на дадения етап или цялото строителство.

Чл.38. Преди извършването на всеки разход се осъществява предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на поетото задължение с клаузите на договора, което се удостоверява с изразяване на писмено становище и попълване на контролен лист от финансовия контрольор съгласно СФУК на болницата. При установени несъответствия по параметрите и стойностите на договора разплащане по предоставените фактури не се извършва, докато изпълнителят не отстрани несъответствията или нередностите.

Чл. 39. Извършване на разход по сключен договор за обществена поръчка не се разрешава без да е представен Контролен лист от извършен предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на поетото задължение, съпроводен със всички съпътстващи го отчетни документи.

Чл. 40. След приключване на договора за обществена поръчка експерта по обществените поръчки изготвя справка за платените средства по договора за целия период на неговото действие. Справката се придружава с копия от фактурите и платежните нареждания, изготвени от счетоводството. Справката, изготвена от експерта по обществените поръчки се предава на Гл. счетоводител и се класира в досието на обществената поръчка.

РАЗДЕЛ ІХ

ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

СРОКОВЕ И РЕД ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА

Чл. 41. (1) За всяка открита процедура за обществена поръчка се изготвя досие и се съхранява при ескперта по обществени поръчки.Досието се комплектова и трябва да съдържа пълен опис на всички документи, удостоверяващи извършените действия по време на процедурата, позволяващи проследяване на целия процес от инициирането на предложението за провеждане на процедура до приключването на договора за обществена поръчка, включително общо изплатените средства към изпълнителя.

Чл.42. За титулна страница на досието на проведена процедура се поставя опис на документацията, съдържаща се в досието. Досието трябва да съдържа най- малко следната информация:

1. Докладна записка за необходимостта от провеждането на процедура по ЗОП;

2. заповедта на Управителя за определяне на комисия за подготовка на документацията и провеждане на обществената поръчка;

3. документация, удостоверяваща изпращането на „Предварително обявление” до Регистъра за обществени поръчки и „Официален вестник” на Европейския съюз /когато е относимо/;

4. документация, удостоверяваща изпращането на информация за планираната обществена поръчка в „Профил на купувача”;

5.документация, удостоверяваща изпращането на Решението за откриване на процедурата и Обявлението за обществена поръчка за вписване в Регистъра за обществени поръчки към АОП.

6. документация, удостоверяваща изпращането на Обявлението за обществена поръчка до „Официален вестник” на Европейския съюз /когато е относимо/;

7. документация, удостоверяваща изпращането на Обявлението за обществена поръчка до местен ежедневник /когато е относимо/;

8. писмата на участниците за искане на разяснения по документацията за участие в процедурата;

9. разясненията по документацията, придружени с документи, доказващи изпращането на разясненията до всички участници в процедурата, закупили документация за участие;

10. регистъра за получени оферти за участие в процедурата-копие;

11. заповедта на Управителя за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на предложенията на кандидатите;

12. декларации на членовете на комисията за липса на обстоятелства по чл.35 от ЗОП;

13. информация за датата и часа на разглеждане на офертите на кандидатите и доказателства за уведомяването на участниците в процедурата /при промяна на предварително обявения ден и час за разглеждане на предложенията/;

14. офертите на кандидатите в процедурата /приложени в оригиналните им пликове/;

15. писма до кандидатите за разяснения по предоставените оферти или предоставяне на допълнителна информация/доказателства за обстоятелства, посочени в тях /когато има такива/;

16. протоколи на комисията;

17. обявление за провеждане на втори кръг – за оценка и класиране на ценовите оферти и доказателства за надлежното уведомяване на кандидатите за датата и часа /когато оценката и класирането на офертите се осъществяват на два етапа в различни дни/;

18.протокол на комисията за окончателното класиране на участниците и предложението за избор на изпълнител на обществената поръчка;

19. документи, удостоверяващи извършването на предварителен контрол за законосъобразност на провежданата обществена поръчка от всеки етап /контролни листи/;

20. решение на Управителя за определяне на изпълнител на обществената поръчка или Решение за прекратяване на процедурата;

21. документи, удостоверяващи изпращането на Решението на възложителя за определяне на изпълнител на обществената поръчка до всички участвали кандидати /с дата/;

22. покана до участника, определен за изпълнител на обществената поръчка /с дата/;

23. документи, удостоверяващи освобождаването на гаранциите за участие в процедурата на кандидатите. /с изключение на избрания за изпълнител участник/;

24. писмата на участниците, пожелали да се запознаят с Протокола на комисията /ако има такива/;

25. писмо или декларация – в случай че първият участник откаже подписването на договор, се прилага писмото или декларацията на участника, удостоверяваща отказа;

26. покана до втория класиран участник за сключване на договор;

27. жалба или възбрана, при условие че има подадена жалба срещу решението на възложителя или наложена възбрана за сключване на договора – доказателства за това се прилагат;

28. документи, удостоверяващи изпращането на информация до АОП за хода на процедурата при производство по обжалване /ако има такива/;

29. договор за обществена поръчка;

30. Изпратената информация за сключения договор /на дата/ до:

a) „Официален вестник” на Европейския съюз /когато се прилага/;

б) в Регистъра за обществена поръчка.

31. приемо-предавателни протоколи или констативен проткол – при договори за доставка или строителство след приключване на договора или отделните етапи се прилагат приемо-предавателните протоколи или констативен протокол, удостоверяващи извършената работа и липсите на забележки или наличието на такива от страна на възложителя по извършената работа;

33. документи, удостоверяващи изпращането на информация до АОП за стойността на изпълнените договори или за предсрочно прекратените договори /в случаите, когато при сключване на договора не е определена точната му стойност или стойността на изплатените суми не съответства на договорените/. За удостоверяване на извършения предварителен контрол се попълва и подписва от експерта по обществените поръчки контролен лист №6 (Приложение № 6).

Чл. 43. За титулна страница на досието за сключен договор чрез публична покана се поставя опис на документацията, съдържаща се в досието. Досието трябва да съдържа най- малко следната информация:

1. докладна записка за необходимостта от провеждането на процедура чрез публична покана;

2. заповедта на Управителя за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на събрани оферти;

3. оферти, съдържащи техническо и финансово предложение;

4. декларации на членовете на комисията;

5. протокол на комисията за избора на фирма изпълнител;

6. сключен договор с избрания изпълнител;

7. документи или протокол обр.19, удостоверяващ извършените услуги, доставки или строително-монтажни дейности;

8. контролен лист за извършен предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на подлежащите на плащане средства и клаузите на договора;

За удостоверяване на извършения предварителен контрол се попълва и подписва от експерта по обществените поръчки контролен лист №7 (Приложение№ 7).

Чл. 44. Отговорност за пълнотата на досието за обществената поръчка носи експерта по обществените поръчки, на когото е възложена подготовката и провеждането на процедурата.

Чл. 45. След приключването на процедурата и сключване на договора Досието на обществената поръчка се комплектова според изискванията на правилата, като в процеса на изпълнение на договора до неговото приключване към досието се добавят всички документи, свързани с конкретната процедура за окончателно комплектоване.

Чл. 46. (1) Цялата документация се съхранява най-малко 4 години след приключване изпълнението на договора.

(2) Всички досиета за проведени обществени поръчки чрез публична покана, свързани с доставките, услугите или строителството, се съхраняват за срок 3 години от сключването на договора или извършването на разхода.

Чл.47. В досието на всяка обществена поръчка се води Регистър за движението на „Досиетата на обществените поръчки” (Приложение №10). При нужда от преглед на документите, намиращи се в досието, от служители на болницата или външни контролиращи органи – одитори или инспектори, експерта по обществените поръчки вписва в Регистъра следната информация:

1. При ползване на досието:

а) предмета на поръчката, чието досие ще се ползва;

б) името на ползвателя;

в) подпис и дата.

2. При връщане на досието:

а) датата на връщане;

б) името на връщащия досието;

в) подпис.

РАЗДЕЛ Х

ОРГАНИ И ДЛЪЖНОСТНИ ЛИЦА,

ОТГОВАРЯЩИ ЗА ПРОВЕЖДАНЕТО НА ПРОЦЕДУРИТЕ

ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Чл.48. Управителят на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант. Марков – ЕООД”Варна е възложител на обществени поръчки:

1. Отговаря за цялостната защита на интересите на болницата и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществени поръчки;

2. подписва решението/заповедта за откриване на процедурата и утвърждаване на изготвената документация и обявлението за обществена поръчка след тяхното съгласуване по реда, определен във вътрешните правила;

3. подписва поканите за участие в обществена поръчка;

4. подписва заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения;

5. подписва заповедта за назначаване на комисия за отваряне, оценка и класиране на постъпилите оферти;

6. утвърждава протокола от работата на комисията при процедура чрез публична покана;

7. подписва решението за класиране на участниците и определяне на изпълнител, респективно решението за прекратяване на процедурата;

8. подписва уведомителните писма до участниците в процедурата;

9 подписва поканата за сключване на договор до определения за изпълнител на поръчката участник;

10. подписва договорите за възлагане на обществената поръчка;

11. подписва уведомителните писма до Агенцията за обществени поръчки за обстоятелствата подлежащи на вписване в Регистъра за обществени поръчки;

12. възлага със Заповед задълженията за подготовка и провеждане на процедури по ЗОП;

13. разпределя и одобрява заявките за стартиране на процедурите за провеждане на ОП;

14. подписва решението/заповедта за откриване на процедурата и утвърждаване на изготвената документация и обявлението за обществена поръчка след тяхното съгласуване по реда, определен във вътрешните правила;

15. утвърждава изготвената документация за откриване на процедурата;

16. контролира процеса на сключване на договори с определените за изпълнители кандидати съгласно законно определените срокове в ЗОП за обществени поръчки.

Чл. 49. Правоспособен юрист, определен отУправителят на СБАЛОЗ„д-р Марко Ант. Марков – ЕООД”Варна, отговаря за стриктното спазване на законите и законосъобразността на поеманите задължения от болницата, като:

1. Съгласува за законосъобразност решението/заповедта за откриване на процедура и изготвената документация;

2. съгласува за законосъобразност заповедта за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на постъпилите оферти;

3. съгласува за законосъобразност заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения за участие в процедурата;

4. съгласува за законосъобразност решението/заповедта за класиране на участниците и определяне на изпълнител на обществената поръчка, респективно заповедта за прекратяване на процедурата;

Чл. 50. Експертът обществени поръчки отговаря за:

1. Своевременното изготвяне и предоставяне на Управителя на докладна за нуждите на СБАЛОЗ „д-р МаркоАнт.Марков – ЕООД” Варна от закупуване на материали, стоки и предоставянето на услуги или строителство;

2. изготвянето на документацията за обществената поръчка;

3. изготвя пълните спецификации на планираните обществени поръчки съвместно с определената от Възложителя комисия, и ги предоставя на Управителя за провеждането на процедурата;

4. изготвя решението или заповедта за откриване на процедурата и подлежащата на обявление информация за обществената поръчка;

5. отговаря за своевременното изпращане на информация до АОП и „Официален вестник” на Европейския съюз” /когато е приложимо/;

6. изготвя и отговаря за своевременното изпращане на информация за провежданата процедура до участниците в поръчката;

7. изготвянето на досие на обществената поръчка, както и за неговата пълнота;

8. съхранение на досието на обществената поръчка след приключването й;

9. попълва договора за обществена поръчка относно избрания за изпълнител;

10. своевременно информира главния счетоводител за освобождаване на гаранциите на отстранените и некласирани участници в законоустановените срокове след изтичане срока на обжалване на решението на възложителя за определяне на изпълнител;

11. своевременно информира главния счетоводител за освобождаване или задържане на гаранциите на изпълнителите, съгласно определените срокове и условия в договора за възлагане на поръчката;

12.отговаря за своевременното изпращане на обобщената информация за проведените процедури при условията на глава 8 „а“ от ЗОП.

Чл.51. Главният счетоводител отговаря за:

1. Писмено съгласува докладните записки на експерта на обществените поръчки относно наличието на средства в бюджета на дружеството;

2. подписва всички договори за възлагане на обществени поръчки;

3. при извършване на разплащане по договора се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение;

4. контролира финансовото изпълнение на договорите;

5. отговаря за своевременното освобождаване на гаранциите на отстранените и некласирани участници в законоустановените срокове след изтичане срока на обжалване на решението на възложителя за определяне на изпълнител;

7. отговаря за своевременното освобождаване или задържане на гаранциите на изпълнителите, съгласно определените срокове и условия в договора за възлагане на поръчката;

8. преди осчетоводяването на разхода извършва проверка на предоставената фактура и изразеното становище относно законосъобразността и целесъобразността на финансовия контрольор на болницата;

9. отговаря за своевременното и точно отчитане на разхода;

10. преди възстановяването на разходите на участниците за закупена документация при прекратена процедура извършва съпоставка между приложения платежен документ от участника със счетоводните регистри и Регистъра за закупена документация за участие в процедурата;

Чл. 52. Техническият сътрудник отговаря за:

1. приема офертите на участниците в процедурата;

2. извършва проверка на подадените документи относно:

а) целостта на пликовете, в които са поставени офертите и предложенията, и плътността на пликовете;

б) наличието и пълнотата на информацията, отбелязана на плика – название на подателя, адрес, телефон, факс и предмета на процедурата, за която се подава предложението;

в) при установяване на нередност във вида на предоставеното предложение или непълнота на информацията, връща незабавно на приносителя подадената оферта и отбелязва това обстоятелство в „Регистъра за обществени поръчки за получени оферти”;

3. вписва в „Регистъра за получени оферти” подадените предложения с входящ номер, дата, час на подаване, наименование на подателя – фирма и предмет на процедурата, за която се отнася предложението и издава на приносителя документ, удостоверяващ посочените обстоятелства;

4. съхранява подадените оферти до предаването им на експерта на обществените поръчки;

5. изпраща чрез писма с обратна разписка или по начин, удостоверяващ датата на изпращане и получаване на информацията, адресирана до участниците в процедурата;

Чл. 53. Финансофият контрольор, определен от Управителя на болницата съгл.чл.13 ал.3 т.5 от ЗФУКПС, осъществява предварителен контрол за законосъобразност, като:

1. проверява законосъобразността на решенията за поемане на задължения и извършване на разходи;

2. попълва и подписва контролните листове за предварителен контрол;

3. при извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение;

4. при планиране на разплащане по реда на глава 8 „а“ от ЗОП одобрява планираният разход след представянето на оферти и протокол за избор на изпълнител;

5. при планиране на разплащане под праговете определени в чл.14, ал.5 от ЗОП одобрява планирания разход преди издаването на фактурата;

Чл. 54. Експерта на обществените поръчки, съвместно с правоспособен юрист, определен от Управителя отговарят за :

1. пълното съответствие на проведената процедура и изготвената документация във връзка с нея със ЗОП, ППЗОП, ТЗ, ЗЗД, Вътрешните правила и относимите към процедурата закони и подзаконови нормативни актове.

Чл. 55. Мониторинг на изпълнението на обществените поръчки:

1.Всички длъжностни лица, включени в процеса на възлагане на обществени поръчки, са длъжни да изпълняват изискванията на лицето по чл.13, ал. 3, т.5 от ЗФУКПС относно наблюдението и оценката на изпълнението на обществената поръчка.

Чл. 56. Предварителен контрол за законосъобразност.

Лицето по чл. 53 от настоящите правила:

1. Осъществява предварителен контрол за законосъобразност на изготвената документация за провеждане на обществена поръчка преди нейното утвърждаване от Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант.Марков – ЕООД” Варна

2. извършва предварителен контрол за законосъобразност на разясненията по документацията за участие в процедурите за обществени поръчки преди подписването от Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант.Марков – ЕООД” Варна.

3. извършва предварителен контрол за законосъобразност върху работата на комисията за оценка и класиране на у

4. осъществява предварителен контрол за законосъобразност на изготвения договор с определения изпълнител преди неговото подписване от Управителя на здравното заведение;

5. извършва предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на договора с поеманото задължение преди извършването на разход.

Чл.57. Настоящите вътрешни правила за провеждане на обществени поръчки в СБАЛОЗ „д-р Марко Ант.Марков – ЕООД” Варна са разработени в съответствие с изискванията на чл. 8б от ЗОП. Промени във Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки се извършват по преценка на Управителя на СБАЛОЗ „д-р Марко Ант.Марков – ЕООД” Варна или при промени в условията и нормативната база за провеждане и организация на обществени поръчки.

За неуредените въпроси в настоящите Вътрешни правила се прилагат разпоредбите на Закона за обществените поръчки, Правилника за прилагане на Закона за обществени поръчки и действащото законодателство

Настоящите Вътрешни правила са приети на основание чл. 8б от ЗОП

Приложения: 7 бр. контролни листа

3 бр. регистри

1 бр. присъствен лист


Приложение №1

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №1

за пълнота на подготвената документация и извършване на предварителен контрол по законосъобразност на провеждана обществена поръчка на етап: „Подготовка за провеждане на обществена поръчка“

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Избраният вид процедура съответства ли на стойностните прагове определени в чл. 14, ал. 1, 2 и 3 от ЗОП?

2

Стойността на обществената поръчка определена ли е в съответствие с чл. 15 от ЗОП?

3

Предвижда ли се допълнително възлагане на обществена процедура чрез процедура на договаряне за повторение на услугата или строителството в рамките на следващите 3 години?

4

Стойността на предвиденото повторение на услугата или строителството включена ли е в стойността на предстоящата обществена поръчка?

5

Предстоящата обществена поръчка включена ли е в предварителното обявление за планираните обществени поръчки?

6

Техническите спецификации и описанието на обекта на поръчката достатъчно изчерпателно ли са описани (без да се нарушават изискванията на закона за посочване на конкретен модел, процес, търговска марка и др.)?

7

Категорията стоки определена ли е достатъчно точно съгласно номенклатурата на Общия терминологичен речник (CPV) или категорията услуги съгласно приложение №2 от ЗОП?

8

Техническите спецификации дават ли равен достъп за участие в процедурата, без да нарушават изискванията за лоялна конкуренция?

9

Обявлението за обществената поръчка включва ли информацията, необходима за участие в процедурата съгласно изискванията на чл. 25, чл. 26 и чл. 27 от ЗОП и Вътрешните правила?

10

Обявлението съдържа ли информация за планирано повторение на услугата/доставката или строителството?

11

Документацията за участие в процедурата, съдържа ли всичката необходима информация, съгласно чл.28 от ЗОП?

12

Определената цена на документацията за участие в процедурата съответства ли на действителните разходи, направени за нейното отпечатване и размножаване?

13

Съобразен ли са с изискванията на закона и естеството на поръчката определеният срок за закупуване на документацията за участие в процедурата и крайният срок за подаване на предложенията за участие?

14

Предвиден ли е законоустановеният минимален срок от изпращане на обявлението за публикация в Регистъра за обществени поръчки и определеният краен срок за получаване на оферти? (в зависимост от вида на провежданата процедура).

15

В Решението за откриване на процедурата достатъчно точно и изчерпателно ли са описани основанията за нейното откриване?

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение №2

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №2

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност на действията по откриване на процедура за обществена поръчка на етап:„Откриване на обществена поръчка, разглеждане и оценка на получените оферти“ в съответствие с изискванията на ЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Обявлението за откриване на обществената процедура изпратено ли е в законоустановения срок за публикуване в Регистъра за обществени поръчки и „Официален вестник” на Европейския съюз /когато е приложимо/?

2

Спазен ли е срокът в зависимост от процедурата, от обявлението до крайния срок за получаване на офертите за участие в обществената поръчка?

3

Спазен ли е четиридневният срок за даване на разяснение? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

4

Разясненията по документацията изпратени ли са до всички участници, закупили документация за участие в процедурата? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

5

Разясненията приложени ли са в документацията която предстои да бъде закупувана? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

6

Всички постъпили предложения отбелязани ли са в Регистъра за обществени поръчки с вх. №, дата, час и фирма?

7

Молбата до изпълнителния директор на АОП с искане за определяне на външен експерт като член на комисията за разглеждане и оценка на предложенията на участниците в процедурата изпратена ли е в законоустановения минимален срок? (когато е относимо)

8

Съставът и броят на членовете на комисията съобразен ли е с естеството и вида на процедурата? Предвидени ли са резервни членове?

9

Членовете на комисията подписали ли са декларации за липсата на обстоятелства по чл.35 от ЗОП?

10

Пликовете с предлаганата цена подписани ли са от минимум трима членове на комисията и от един представител на участниците в процедурата?

11

Подписани ли са от минимум трима членове на комисията и от един представител на участниците в процедурата всички приложения в плик 2?

12

Изготвен ли е протокол с констатациите относно наличието и редовността на представените документи в плик 1?

13

Изпратен ли е протоколът по т. 12 до всички участници?

14

Спазени ли са предварително обявените условия за разглеждане и оценка но предложенията?

15

Съществуват ли основания за отстраняване на допуснат в класирането участник?

16

Участниците, заявили ползването на подизпълнители, предоставили ли са всички изискуеми документи и за подизпълнителите си?

17

Изготвеният Протокол от работата на комисията отговаря ли на изискванията на чл.72 от ЗОП?

18

Изразеното несъгласие или особено мнение на член на комисията във връзка с нейната работа отразено ли е в протокола?

19

В Решението на възложителя за определяне на крайното класиране посочени ли са всички участници в процедурата в низходящ ред, мотивите за отстранените такива и участникът определен за изпълнител?

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение №3

В зависимост от вида на поръчката контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №3

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност на действията по откриване на малка обществена поръчка чрез публична покана и работата на комисията за разглеждане и оценка на офертите в съответствие с изискванията на ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Съществува ли заповед на възложителя за определяне на предмет на поръчката и определяне на комисия, състояща се от минимум трима членове, за оценка на офертите?

2

Събрани ли са оферти, съдържащи ценови предложения?

3

Членовете на комисията подписали ли са Декларация за липсата на обстоятелства по чл. 35 от ЗОП?

4

Съставен ли е протокол за работата на комисията, който да е утвърден от Управителя на СБАЛОЗ „д-р М.Марков-ЕООД” – Варна ?

5

Договорът съдържа ли всички ценови предложения от офертата на определения за изпълнител участник?

6

Избраният вид процедура съответства ли на стойностните прагове, определени в чл. 14, ал. 4 от ЗОП ?

7

В рамките на календарната година сключван ли е друг договор с избрания изпълнител със същия или сходен предмет?

8

Общата стойност на договорите отговаря ли на праговете определени в ЗОП за проведената процедура? (ако има сключен договор с избрания изпълнител със сходен или същия предмет)

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение №4

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №4

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност и съответствие със ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки на етап: „Решение за определяне на изпълнител на обществена поръчка и Договор за обществена поръчка“

Предмет на обществената поръчка

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Спазен ли е 5-дневният срок за определяне на крайното класиране и определянето на изпълнител на обществената поръчка /Решението на Възложителя/?

2

В законоустановения тридневен срок ли е изпратено Решението за определяне на изпълнител до участниците в процедурата?

3

Има ли постъпила жалба срещу Решението за определяне на изпълнител?

4

Гаранциите за участие в обществената поръчка на неспечелилите участници в законоустановения срок ли са възстановени?

5

Изготвеният договор с определения за изпълнител участник идентичен ли е с договора, приложен към документацията на проведената процедура?

6

Предметът и условията на договора напълно ли съответстват на предложението, на база което е определен изпълнителят на поръчката?

7

Определеният за изпълнител участник предоставил ли е всички изискуеми документи по чл. 25, ал. 3, т. 2, чл. 47, ал. 10 и чл. 48, ал. 2 от ЗОП?

8

Предоставена ли е гаранция за изпълнение на договора, покриваща неговия срок?

9

Спазен ли е срокът за обжалване на Решението преди подписване на договора?

10

Спазен ли е максималният срок за подписване на договора?

11

Изпратена ли е информация за сключения договор до АОП (когато е относимо и до „Официален вестник” на Европейския съюз) в законоустановения седемдневен срок?

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение №5

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №5

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност и съответствие със ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки на етап: „Решение за прекратяване на обществената поръчка“

Предмет на обществената поръчка

“.................................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

В Решението достатъчно изчерпателно ли са посочени основанията и мотивите за прекратяване на процедурата и най-ниската оферирана цена?

2

В законоустановения тридневен срок ли е изпратено Решението за прекратяване на обществената процедура до участниците в процедурата?

3

Решението на Управителя на СБАЛОЗ „д-р М.Марков-ЕООД” – Варна ? за прекратяване на обществената поръчка изпратено ли е в законоустановения срок до АОП?

4

Има ли постъпила жалба срещу Решението за прекратяване на процедурата?

5

Гаранциите за участие в обществената поръчка в законоустановения срок ли са възстановени?

6

Разходите направени от участниците в процедурата за закупуване на документация за участие в рамките на 14 дни от Решението ли са възстановени?

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение № 6

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №6

за пълнота на досието на обществена поръчка проведена по реда на ЗОП и ППЗОП

Предмет на обществената поръчка:

“......................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Докладна записка на експерта на обществените поръчки, съдържаща необходимите стоки, материали, консумативи, услуги, необходимостта от закупуването на активи, планови и текущи ремонти /вкл. строителни или монтажни дейности/ и необходимостта от провеждането на процедура по ЗОП или ППЗОП

2

Заповед на Управителя на болницата за провеждане на обществената поръчка

3

Документация, удостоверяваща изпращането на „Предварително обявление” до Регистъра за обществени поръчки и „Официален вестник” на Европейския съюз (когато е относимо)

4

Документация, удостоверяваща изпращането на информация за планираната обществена поръчка в „Профил на купувача”

5

Документация, удостоверяваща изпращането на Решението за откриване на процедурата и Обявлението за обществена поръчка за вписване в Регистъра за обществени поръчки към АОП.

6

Документация, удостоверяваща изпращането на Обявлението за обществена поръчка до електронната страница на „Официален вестник” на Европейския съюз

7

Документация, удостоверяваща изпращането на Обявлението за обществена поръчка до „Официален вестник” на Европейския съюз

8

Документация, удостоверяваща изпращането на Обявлението за обществена поръчка до местен ежедневник (когато е относимо)

9

Писмата на участниците за искане на разяснения по документацията за участие в процедурата

10

Разясненията по документацията придружени с документи, доказващи изпращането на разясненията до всички участници в процедурата, закупили документация за участие

11

Извлечение от Регистъра на обществените поръчки, съдържащ поредните номера на кандидатите, подали предложения за участие в процедурата

12

Писмо до Агенцията за обществени поръчки за определяне на външен експерт

13

Заповед на Управителя на болницата за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на офертите на кандидатите

14

Декларации на членовете на комисията за липса на обстоятелства по чл. 35 от ЗОП

15

Заповед на Управителя на болницата за назначаване на нов член на комисията за разглеждане и оценка на офертите на кандидатите и Декларация на новия член съгласно чл. 35 от ЗОП (в случаите, когато резервните членове не могат да заместят член на комисията)

16

Информация за датата и часа на разглеждане на предложенията на кандидатите и доказателства за уведомяването на участниците в процедурата (при промяна на предварително обявения ден и час за разглеждане на офертите)

17

Офертите на кандидатите в процедурата

18

Писма до кандидатите за разяснения по предоставените оферти или предоставяне на допълнителна информация/доказателства за обстоятелства, посочени в тях (когато има такива)

19

Протоколи на комисията

20

Обявление за провеждане на следващ кръг – за оценка и класиране на ценовите оферти и доказателства за надлежното уведомяване на кандидатите за датата и часа (когато оценката и класирането на офертите се осъществява на два етапа в различни дни)

21

Протокол на комисията за окончателното класиране на участниците и предложението за избор на изпълнител на обществената поръчка.

22

Приемателен протокол от комисията до Управителя на болницата

23

Документи, удостоверяващи извършването на предварителен контрол за законосъобразност на провежданата обществена поръчка от всеки етап (контролни листи)

24

Решение на Управителя на болницата за определяне на изпълнител на обществената поръчка или Решение за прекратяване на процедурата

25

Документи, удостоверяващи изпращането на Решението на възложителя за определяне на изпълнител на обществената поръчка, до всички участвали кандидати

26

Покана до участника, определен за изпълнител на обществената поръчка (с дата)

27

Документи, удостоверяващи освобождаването на гаранциите за участие в процедурата на кандидатите. (с изключение на избрания за изпълнител участник)

28

Писмата на участниците, пожелали да се запознаят с Протоколите на комисията (ако има такива)

29

В случай че първият участник откаже подписването на договор, се прилага писмото или декларацията на участника удостоверяваща отказа

30

Покана до втория класиран участник за сключване на договор

31

При условие, че има подадена жалба срещу решението на възложителя или наложена възбрана за сключване на договора – доказателства за това се прилагат.

32

Документи, удостоверяващи изпращането на информация до АОП за хода на процедурата при производство по обжалване (ако има такива)

33

Документи, удостоверяващи изпращането на копия от влезли в сила определения на Върховния административен съд, постановени при обжалване на актове на Комисията за защита на конкуренцията до АОП

34

Договор за обществена поръчка

35

Изпратената информация за сключения договор; - „Официален вестник” на Европейския съюз (когато се прилага); - в Регистъра за обществена поръчка;

36

При договори за доставка или строителство след приключване на договора или отделните етапи се прилагат: приемо-предавателните протоколи или протокол /Акт обр. 19/, удостоверяващи извършената работа и липсите на забележки или наличието на такива на възложителя по извършената работа

37

Справка за общо платените средства към изпълнителя, придружена с копия от фактури и платежни нареждания (за целия период на действие, включително и тези за довършителни дейности или допълнително възложена работа)

38

Документи, удостоверяващи изпращането на информация до АОП за стойността на изпълнените договори или за предсрочно прекратените договори (в случаите, когато при сключване на договора не е определена точната му стойност или стойността на изплатените суми не съответства на договорените).

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение № 7

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №7

за пълнота на досието на обществена поръчка, проведена чрез публична покана

Предмет на обществената поръчка:

“......................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Заповед на Управителя на болницата за назначаване на комисия за разглеждане и оценка на събрани оферти

2

Постъпили оферти

3

Декларации на членовете на комисията

4

Протокол на комисията за избора на фирма-изпълнител

5

Договор

6

Приемо-предавателен протокол или констативен протокол, удостоверяващ извършените услуги, доставки или строително-монтажни дейности

7

Контролен лист за извършен предварителен контрол за законосъобразност на действията по възлагане на обществена поръчка чрез публична покана

8

Контролен лист за извършен предварителен контрол за законосъобразност и съответствие на подлежащите на плащане средства и клаузите на договора

9

Справка за общо платените средства към изпълнителя, придружена с копия от фактури и платежни нареждания

Изразено мнение..........................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………...

Дата Извършил проверката: ...........................................

Име и длъжност

/подпис/


Приложение № 8

РЕГИСТЪР

За закупена документация

С предмет:……………………………………………………………………………………………..

№ по ред

Наименование на юридическото лице или обединение

ЕИК

Точен адрес

Телефон

Факс или електронен адрес

Дата и час на предоставянето на документацията

Трите имена на физическото лице, получило документацията

Подпис на лицето, получило документацията

Номер и дата на касов ордер за закупена документация

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Изготвил:...................................

Приложение № 9

ВХОДЯЩ РЕГИСТЪР

ЗА ПОЛУЧЕНИ ОФЕРТИ

С предмет:……………………………………………………………………………………………..№ по ред

Входящ номер на офертата

Наименование на юридическото лице или обединение

Точен адрес

Телефон

Факс или електронен адрес

Дата и час на предоставянето на офертата

Подпис на лицето, предоставило офертата

1

2

3

4

5

6

7

8

Изготвил:...................................

/................................ /


Приложение № 10

РЕГИСТЪР

ЗА ДВИЖЕНИЕ НА ДОСИЕТО НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА

с предмет „……….....................................................................................………………….”

открита на ………………………………………….. (дата, година)

№ по ред

Длъжност и име на лицето, взело за ползване документацията

Дата

Подпис

Подпис на лицето, отговорно за съхранението на документацията

Длъжност и име на лицето, върнало документацията

Дата

Подпис

Подпис на лицето, отговорно за съхранението на документацията

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Приложение №11

ПРИСЪСТВЕН ЛИСТ

за присъствие на участници в процедура ………….

№.

ТРИ ИМЕНА

ФИРМА

ДЛЪЖНОСТ

ТЕЛЕФОН

ФАКС/

Е-МAIL

ПОДПИС

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДДЪРЖАНЕ НА ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА НА „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД

І. ОБЩИ ПРАВИЛА

Чл.1. Настоящите вътрешни правила уреждат поддържането на профил на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков - Варна“ ЕООД.

Чл.2. С вътрешните правила са определя редът, по който се извършва публикуването на документи в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков - Варна“ ЕООД, удостоверяването на датата на публикуването на електронните документи в него при условията на Закона за електронното управление (ЗЕУ), както и редът, по който се извършва изпращането на документи в Регистъра на обществените поръчки (РОП), в случаите, определени със Закона за обществените поръчки (ЗОП).

ІІ. ПОДДЪРЖАНЕ НА ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА НА „СБАЛОЗ

д-р Марко Ант. Марков – Варна” ЕООД

Чл.3. Профилът на купувача представлява обособена част от интернет страницата на „СБАЛОЗ д-р М.Ант.Марков-Варна“ЕООД (www.varnaoncology.info), в която се публикуват документи във връзка с провеждани от „СБАЛОЗ д-р М.Ант.Марков-Варна“ЕООД процедури за възлагане на обществени поръчки по ЗОП.

Чл.4. Профилът на купувача се поддържа от експерт обществени поръчки и ИТ специалистите, на които е възложено поддържането на електронната страница на СБАЛОЗ в съответствие с изискванията на ЗЕУ.

Чл.5. Експерт обществени поръчки иИТ специалистите актуализират публикуваните данни в предвидените от ЗОП срокове, уредени в настоящите вътрешни правила и записани в договора с фирмата.

ІІІ. ДОКУМЕНТИ, ПОДЛЕЖАЩИ НА ПУБЛИКУВАНЕ В ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА НА „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД

Чл.6. Без да се нарушават приложими ограничения във връзка с обявяване на чувствителна търговска информация и правилата на конкуренцията, в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков - Варна“ ЕООД се публикуват под формата на електронни документи съгласно ЗЕУ, следните документи:

1. предварителните обявления;

2. решенията за откриване на процедурите и обявленията за обществени поръчки;

3. документациите за участие в процедурите;

4. решенията за промяна в случаите по чл. 27а, ал. 1 от ЗОП и променената документация за участие;

5. разясненията по документациите за участие;

6. поканите за представяне на оферти при ограничена процедура, състезателен диалог и договаряне с обявление;

7. протоколите и докладите на комисиите за провеждане на процедурите заедно с приложенията към тях;

8. решенията по чл. 38 от ЗОП за завършване на процедурите;

9. информация за датите и основанието за освобождаване или задържане на гаранциите за участие на кандидатите или участниците във всяка процедура за възлагане на обществена поръчка;

10. договорите за обществени поръчки заедно със задължителните приложения към тях;

11. договорите за подизпълнение и допълнителните споразумения към тях;

12. рамковите споразумения заедно със задължителните приложения към тях;

13. допълнителните споразумения за изменения на договорите за обществени поръчки;

14. информация за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания;

15. информация за датата и основанието за приключване или за прекратяване на договорите;

16. информация за датите и основанието за освобождаването, усвояването или задържането на гаранциите за изпълнение на всеки договор;

17. публичните покани по чл. 101б от ЗОП заедно с приложенията към тях;

18. вътрешните правила по чл. 8б от ЗОП;

19. становищата на изпълнителния директор на Агенция по обществени поръчки (АОП) по запитвания на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД, в качеството й на възложител;

20. одобрените от изпълнителния директор на АОП експертни становища от осъществявания предварителен контрол върху конкретната процедура за възлагане на обществена поръчка, а когато „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД, в качеството й на възложител, не приеме някоя от препоръките - и мотивите за това;

21. всякаква друга полезна обща информация като лице за контакти, номер на телефон и факс, пощенски адрес, електронен адрес и други документи и информация, осигуряващи публичността и прозрачността на провежданите от „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД процедури по реда на ЗОП.

Чл.7. (1) В документите по чл.6 от настоящите вътрешни правила, които се публикуват в профила на купувача, се заличава информация, за която участниците са приложили декларация за конфиденциалност по чл. 33, ал. 4 от ЗОП, както и информацията, която е защитена със закон. На мястото на заличената информация се посочва правното основание за заличаването.

(2) Заличаването на информация се извършва от експерта обществени поръчки по всяка конкретна процедура. Документите от процедурата се публикуват в профила на купувача не по-късно от два работни дни .

Чл.8. Ако друго не е определено в ЗОП, документите по чл.6 от настоящите вътрешни правила, които се публикуват в РОП, и документацията за участие в процедурите се публикуват в профила на купувача в първия работен ден, следващ деня на тяхното издаване или изготвяне, а ако подлежат на изпращане в АОП – в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в АОП.

Чл.9. Договорите, допълнителните споразумения и документите, свързани с изпълнението на договори за обществени поръчки, се публикуват в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД в 30-дневен срок, считано от:

1. сключване на договорите или на допълнителните споразумения;

2. извършване на плащането; за договори за периодично повтарящи се доставки на стоки, информацията за извършените плащания се публикува в обобщен вид до 20-то число на месеца, следващ месеца на извършените плащания;

3. освобождаването на гаранция;

4. получаването от „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД в качеството й на възложител на договор за подизпълнение или на допълнително споразумение към него;

5. създаване на други документи;

Чл.10. (1)Документите и информацията по чл. 6 от настоящите вътрешни правила, които се отнасят до конкретна процедура по ЗОП, се обособяват в самостоятелен раздел в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД, представляващ електронна преписка със самостоятелен идентификационен номер и дата на създаване.

(2) Всеки самостоятелен раздел се поддържа в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД след изтичането на една година от:

1. приключването или прекратяването на процедурата – когато не е сключен договор за обществена поръчка;

2. изпълнението на всички задължения по договора, съответно на всички задължения по договорите при рамково споразумение;

Чл.11. Извън случаите по чл. 10 документите и информацията по чл. 6 се поддържат в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД, както следва:

1. документите по чл. 6, т. 1 от настоящите вътрешни правила – една година от публикуването в профила на купувача;

2. документите по чл. 6, т. 18 – една година след изменението или отмяната им;

3. документите и информацията по чл. 6, т. 19 и т. 21 – постоянно, със съответната актуализация.

Чл.12. (1) Към уникалния номер на всяка обществена поръчка в РОП се показва хипервръзка към самостоятелния раздел в профила на купувача, в който се съдържат документите и информацията за конкретната поръчка;

(2) „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД в качеството си на възложител изпраща на АОП информация за адреса на хипервръзката едновременно с решението за откриване на процедурата.

ІV. РЕД ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ДОКУМЕНТИ В РЕГИСТЪРА НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ И ПУБЛИКУВАНЕТО ИМ В ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА

Чл.13. Предварителните обявления се публикуват в профила на купувача на „СБАЛОЗ д-р М. Ант. Марков-Варна“ ЕООД от експерта по обществените поръчки или ИТ специалист в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в АОП.

Чл.14. (1)Решенията за откриване на процедурите и обявленията за обществените поръчки, включително документацията за участие, се публикуват от експерта по обществените поръчки или ИТ специалистите в профила на купувача в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в АОП.

(2) В случаите по чл. 64 от ЗОП, при ползване на възможностите за съкращаване на сроковете, решенията за откриване на процедурите и обявленията за обществените поръчки, включително документацията за участие, се публикува в профила на купувача, в деня на публикуване на обявлението и решението за откриване на процедура в РОП.

Чл.17. Решенията за промяна в случаите по чл.27а, ал.1 от ЗОП и променената документация за участие се публикуват в профила на купувача в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в АОП.

Чл.18. Разясненията по документацията за участие или разясненията по публична покана се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист най-късно в първия работен ден, следващ деня на уведомяване на лицето, поискало разясненията.

Чл.19. Поканите за представяне на оферти при ограничена процедура, състезателен диалог и договаряне с обявление се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист най-късно в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в агенцията.

Чл.20. (1)Протоколите и докладите на комисиите за провеждане на процедурите, заедно с приложенията към тях се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист.

(2) Протоколите на комисиите за провеждане на процедурите за възлагане на обществена поръчка чрез публична покана по реда на чл.101г, ал.4 ЗОП, заедно с приложенията към тях, се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист.

Чл.21. Решенията за завършване на процедурите по чл. 38 от ЗОП се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист.

Чл.22. Информация за датите и основанието за освобождаване или задържане на гаранциите за участие на кандидатите или участниците във всяка процедура за възлагане на обществена поръчка се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки на главният счетоводител, който изготвя справка за освободените/задържаните гаранции. Същата справка се публикува в 30-дневен срок

Чл.23. Договорите за обществени поръчки заедно със задължителните приложения към тях, договорите за подизпълнение и допълнителните споразумения към тях, рамковите споразумения заедно със задължителните приложения към тях, както и допълнителните споразумения за изменения на договорите за обществени поръчки се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист, в 30-дневен срок от сключването им, съответно получаването от възложителя.

Чл.24. Информация за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания, се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист на като същите се предоставят от главният счетоводител, в 30-дневен срок от извършването на плащането; за договори за периодично повтарящи се доставки на стоки, информацията за извършените плащания се публикува в обобщен вид до 20-то число на месеца, следващ месеца на извършените плащания.

Чл.25. Информация за изпълнението на съответния договор или етап от него се публикува в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалисти.

Чл.26. Информация за датата и основанието за приключване на изпълнените договори се публикува в профила на купувача от експерта по обществени поръчки в деня следващ деня на изпращането им в АОП, а за договорите, сключени въз основа на публична покана - в 30-дневен срок от създаването на съответния документ.

Чл.27. Информация за датата и основанието за прекратяване на договори се публикува в профила на купувача от експерта по обществени поръчки”, като същата се предоставя от юриста, съгласувал прекратяването - в 30-дневен срок от създаването на съответния документ.

Чл.28. Информация за датите и основанието за освобождаване, усвояване или задържане на гаранциите за изпълнение на всеки договор се публикува в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист , като същата се предоставя от главният счетоводител, в 30-дневен срок от освобождаването на гаранцията или създаването на съответния документ.

Чл.29. Публичните покани по чл. 101б от ЗОП заедно с приложенията към тях се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в АОП.

Чл.30. Вътрешните правила на „СБАЛОЗ д-р Марко Ант. Марков-Варна“ ЕООД по прилагането на ЗОП се публикуват в профила на купувача от ИТ специалист, в 30-дневен срок от утвърждаването им.

Чл.31. Становищата на изпълнителния директор на АОП по запитвания на възложителя, както и одобрените от изпълнителния директор на АОП експертни становища от осъществявания предварителен контрол върху конкретната процедура за възлагане на обществена поръчка, а когато възложителят не приеме някоя от препоръките – и мотивите за това, се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист ЕООД, като те му се предоставят от получилия същите.

Чл.32. Всякаква друга полезна обща информация като лице за контакти, номер на телефон и факс, пощенски и електронен адрес и други документи и информация, касаещи публичността и прозрачността на провежданите от „СБАЛОЗ д-р Марко Ант. Марков-Варна“ ЕООД процедури се публикуват в профила на купувача от експерта по обществени поръчки или ИТ специалист, веднага щом е налице необходимост от публикуването на такава информация.

V. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Тези Вътрешни правила са утвърдени от Управителя на „СБАЛОЗ

д-р Марко Ант. Марков-Варна“ ЕООД със Заповед № ЗПО-39/19.09.2014 г., на основание чл. 22г от ЗОП

§2. Контролът по изпълнението на настоящите Вътрешни правила се осъществява от Финансовия контрольор и Главния счетоводител на „СБАЛОЗ д-р Марко Ант. Марков-Варна“ ЕООД.

§3. Вътрешните правила влизат в сила, считано от 01.10.2014 г.





Дата: 2015-04-03
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОСЪЩЕСТВЯВАНЕ НА ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ ЗА ЗАКОНОСЪОБРАЗНОСТ, ОБХВАЩАЩ ЦЯЛОСТНАТА ДЕЙНОСТ НА СБАЛОЗ - ВАРНА

I. Общи положения

Чл.1. Тези вътрешни правила се издават на основание чл.13, ал.4 от Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор. Осъществяването на предварителния контрол е част от цялостния процес на финансовото управление в СБАЛОЗ – Варна. Прилагането на тези правила осигурява разумна увереност, че процесите и дейностите се извършват законосъобразно и се разделят отговорностите между отделните длъжностни лица по вземане на решенията

II. Същност и цел на предварителния контрол

Чл.2. Предварителният контрол за законосъобразност се извършва за цялостната дейност на СБАЛОЗ - Варна

Чл.3. Предварителният контрол е превантивна контролна дейност, при която преди вземането на всички решения или действия се извършва съпоставяне с изискванията на действащото законодателство, за да се гарантира неговото спазване

Чл.4. Целта на предварителния контрол е да предостави на Управител разумна увереност за законосъобразността на съответните решения или действия

III. Етапи на извършване на предварителния контрол

Чл.5. Предварителният контрол се осъществява чрез:

- проверки преди поемане на задължение

- проверки преди извършване на разход

Когато поетото задължение съвпада с извършването на разхода, финансовият контрольор извършва едновремено и двете групи проверки

Чл.6. Предварителният контрол се извършва в три последователни етапа:

- предоставяне на цялата документация, отнасяща се към съответното предстоящо решение. На този етап всички документи, имащи отношение към предстоящото решение се предоставят на финансовия контрольор.

- извършване на конкретни проверки – документални проверки, анализиране и физически проверки на място.

- писмено изразяване на мнение от финансовия контрольор по отношение на конкретното решение или дейност

Чл.7. На предварителен контрол подлежат:

- решения или действия, свързани с разпореждане с активи и парични средства

- решения или действия, свързани с управление и стопанисване на имущество на СБАЛОЗ – Варна, включително отдаване под наем с цел получаване на приходи

- други решения, от които се пораждат права, респективно задължения за културната институция

Чл.8. Въз основа на извършените проверки финансовия контрольор се произнася по законосъобразността от поемането на задължението или извършването на разхода, чрез одобрение или отказ от одобрение, като:

- одобрението се изразява чрез поставяне на подпис и дата върху контролния лист

- отказът за одобрение се отразява в контролния лист и се придружава от мотивирано писмено становище до Управител, в което се излагат причините за отказа

Чл.9. Финансовият контрольор има право да откаже да се произнесе когато представените му документи не са достатъчни за формиране на становището му, поискал е допълване на документацията и искането му не е било удовлетворено или на практика не съществува достатъчно информация, която да бъде предоставена. Отказът се изразява в мотивирано писмено становище до Управителя, в което се посочва видът на документите /допълнителни доказателства/, които следва да се представят. Отказът за представяне е налице, когато финансовият контрольор не може да формира становище по законосъобразността на предстоящото задължение или разход

IV. Обекти на предварителния контрол

Чл.10. В съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор предварителен контрол се осъществява върху цялостната дейност на СБАЛОЗ – Варна. Основни дейности, които подлежат на предварителен контрол за законосъобразност са:

- процедури за възлагане на обществени поръчки – обхватът на предварителния контрол при провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки включва проверки на проведената процедура и нейните етапи, участници, актове, задълженията, които ще бъдат поети със сключването на договора и др.

- придобиване на активи – предварителния контрол трябва да установи активите законни ли са и налични ли са средствата, с които ще се заплаща придобитите активи

- отдаване под наем на недвижимо имущество – при отдаване под наем на недвижимо имущество СБАЛОЗ - Варна, като наемодател поема редица задължения, като срещу тях следва да получи определени приходи от наемателя. Целта на предварителния контрол е да установи дали са спазени изискванията на законодателството по отношение на провеждане на процедурите за отдаване под наем и определяне размера и вида на приходите

- назначаване и освобождаване на служители – проверява се дали са спазени изискванията на законодателството по отношение на процедурите за начначаване и освобождаване на служители, дали определеното за назначаване лице отговаря на изискванията за длъжността, на която се назначава и дали размерът на определеното му възнаграждение е в съответствие с изискванията на нормативните актове

- други, когато е предвидено в нормативен акт – предварителният контрол се извършва преди вземане на решение, свързано с дейността на институцията и при неговото осъществяване се проверяват всички документи и приложенията към тях, свързани с предстоящото решение, с цел изразяване на мнение дали предлаганото решение съответства на всички приложими изисквания на законодателството

V. Документиране на резултатите от предварителния контрол

Чл.11. Резултатите от извършения предварителен контрол се отразяват в контролни листове, констативни протоколи, анкетни карти, описи от извършени проверки на място, съгласователен подпис при назначаване на работа и др. Задължително се подписват от лицето, извършило проверките и се посочват неговите имена, длъжност и дата. Резултатите от предварителния контрол се отразяват в контролни листи – приложения 1,2,3,4 и 5 към настоящите правила

VI. Преходни и заключителни разпоредби

§1. За решаването на въпроси и проблеми, които не са засегнати в тези вътрешни правила се използва Закона на финансовото управление и контрол в публичния сектор

§ 2. Настоящите правила влизат в сила от 01.12.2014 год.

Приложение №1

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №1

за пълнота на подготвената документация и извършване на предварителен контрол по законосъобразност на провеждана обществена поръчка на етап: „Подготовка за провеждане на обществена поръчка“

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Избраният вид процедура съответства ли на стойностните прагове определени в чл. 14, ал. 1, 2 и 3 от ЗОП?

2

Стойността на обществената поръчка определена ли е в съответствие с чл. 15 от ЗОП?

3

Предвижда ли се допълнително възлагане на обществена процедура чрез процедура на договаряне за повторение на услугата или строителството в рамките на следващите 3 години?

4

Стойността на предвиденото повторение на услугата или строителството включена ли е в стойността на предстоящата обществена поръчка?

5

Предстоящата обществена поръчка включена ли е в предварителното обявление за планираните обществени поръчки?

6

Техническите спецификации и описанието на обекта на поръчката достатъчно изчерпателно ли са описани (без да се нарушават изискванията на закона за посочване на конкретен модел, процес, търговска марка и др.)?

7

Категорията стоки определена ли е достатъчно точно съгласно номенклатурата на Общия терминологичен речник (CPV) или категорията услуги съгласно приложение №2 от ЗОП?

8

Техническите спецификации дават ли равен достъп за участие в процедурата, без да нарушават изискванията за лоялна конкуренция?

9

Обявлението за обществената поръчка включва ли информацията, необходима за участие в процедурата съгласно изискванията на чл. 25, чл. 26 и чл. 27 от ЗОП и Вътрешните правила?

10

Обявлението съдържа ли информация за планирано повторение на услугата/доставката или строителството?

11

Документацията за участие в процедурата, съдържа ли всичката необходима информация, съгласно чл.28 от ЗОП?

12

Определената цена на документацията за участие в процедурата съответства ли на действителните разходи, направени за нейното отпечатване и размножаване?

13

Съобразен ли са с изискванията на закона и естеството на поръчката определеният срок за закупуване на документацията за участие в процедурата и крайният срок за подаване на предложенията за участие?

14

Предвиден ли е законоустановеният минимален срок от изпращане на обявлението за публикация в Регистъра за обществени поръчки и определеният краен срок за получаване на оферти? (в зависимост от вида на провежданата процедура).

15

В Решението за откриване на процедурата достатъчно точно и изчерпателно ли са описани основанията за нейното откриване?

Изразено мнение..........................................................................................................................................

…………………………………………………………………………………………………………….

Дата Извършил проверката: ...........................................

/Име и длъжност/

/подпис/

Приложение №2

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №2

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност на действията по откриване на процедура за обществена поръчка на етап:„Откриване на обществена поръчка, разглеждане и оценка на получените оферти“ в съответствие с изискванията на ЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Обявлението за откриване на обществената процедура изпратено ли е в законоустановения срок за публикуване в Регистъра за обществени поръчки и „Официален вестник” на Европейския съюз /когато е приложимо/?

2

Спазен ли е срокът в зависимост от процедурата, от обявлението до крайния срок за получаване на офертите за участие в обществената поръчка?

3

Спазен ли е четиридневният срок за даване на разяснение? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

4

Разясненията по документацията изпратени ли са до всички участници, закупили документация за участие в процедурата? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

5

Разясненията приложени ли са в документацията която предстои да бъде закупувана? (при постъпило искане за разяснение по документацията за участие)

6

Всички постъпили предложения отбелязани ли са в Регистъра за обществени поръчки с вх. №, дата, час и фирма?

7

Молбата до изпълнителния директор на АОП с искане за определяне на външен експерт като член на комисията за разглеждане и оценка на предложенията на участниците в процедурата изпратена ли е в законоустановения минимален срок? (когато е относимо)

8

Съставът и броят на членовете на комисията съобразен ли е с естеството и вида на процедурата? Предвидени ли са резервни членове?

9

Членовете на комисията подписали ли са декларации за липсата на обстоятелства по чл.35 от ЗОП?

10

Пликовете с предлаганата цена подписани ли са от минимум трима членове на комисията и от един представител на участниците в процедурата?

11

Подписани ли са от минимум трима членове на комисията и от един представител на участниците в процедурата всички приложения в плик 2?

12

Изготвен ли е протокол с констатациите относно наличието и редовността на представените документи в плик 1?

13

Изпратен ли е протоколът по т. 12 до всички участници?

14

Спазени ли са предварително обявените условия за разглеждане и оценка но предложенията?

15

Съществуват ли основания за отстраняване на допуснат в класирането участник?

16

Участниците, заявили ползването на подизпълнители, предоставили ли са всички изискуеми документи и за подизпълнителите си?

17

Изготвеният Протокол от работата на комисията отговаря ли на изискванията на чл.72 от ЗОП?

18

Изразеното несъгласие или особено мнение на член на комисията във връзка с нейната работа отразено ли е в протокола?

19

В Решението на възложителя за определяне на крайното класиране посочени ли са всички участници в процедурата в низходящ ред, мотивите за отстранените такива и участникът определен за изпълнител?

Изразено мнение.......................................................................................................................

Дата Извършил проверката: ..........................

Име и длъжност

/подпис/

Приложение №3

В зависимост от вида на поръчката контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №3

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност на действията по откриване на малка обществена поръчка чрез публична покана и работата на комисията за разглеждане и оценка на офертите в съответствие с изискванията на ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки

Предмет на обществената поръчка:

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Съществува ли заповед на възложителя за определяне на предмет на поръчката и определяне на комисия, състояща се от минимум трима членове, за оценка на офертите?

2

Събрани ли са оферти, съдържащи ценови предложения?

3

Членовете на комисията подписали ли са Декларация за липсата на обстоятелства по чл. 35 от ЗОП?

4

Съставен ли е протокол за работата на комисията, който да е утвърден от Управителя на СБАЛОЗ „д-р М.Марков-ЕООД” – Варна ?

5

Договорът съдържа ли всички ценови предложения от офертата на определения за изпълнител участник?

6

Избраният вид процедура съответства ли на стойностните прагове, определени в чл. 14, ал. 4 от ЗОП ?

7

В рамките на календарната година сключван ли е друг договор с избрания изпълнител със същия или сходен предмет?

8

Общата стойност на договорите отговаря ли на праговете определени в ЗОП за проведената процедура? (ако има сключен договор с избрания изпълнител със сходен или същия предмет)

Изразено мнение.......................................................................................................................

Дата Извършил проверката: ..........................

Име и длъжност

/подпис/

Приложение №4

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №4

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност и съответствие със ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки на етап: „Решение за определяне на изпълнител на обществена поръчка и Договор за обществена поръчка“

Предмет на обществената поръчка

“.....................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

Спазен ли е 5-дневният срок за определяне на крайното класиране и определянето на изпълнител на обществената поръчка /Решението на Възложителя/?

2

В законоустановения тридневен срок ли е изпратено Решението за определяне на изпълнител до участниците в процедурата?

3

Има ли постъпила жалба срещу Решението за определяне на изпълнител?

4

Гаранциите за участие в обществената поръчка на неспечелилите участници в законоустановения срок ли са възстановени?

5

Изготвеният договор с определения за изпълнител участник идентичен ли е с договора, приложен към документацията на проведената процедура?

6

Предметът и условията на договора напълно ли съответстват на предложението, на база което е определен изпълнителят на поръчката?

7

Определеният за изпълнител участник предоставил ли е всички изискуеми документи по чл. 25, ал. 3, т. 2, чл. 47, ал. 10 и чл. 48, ал. 2 от ЗОП?

8

Предоставена ли е гаранция за изпълнение на договора, покриваща неговия срок?

9

Спазен ли е срокът за обжалване на Решението преди подписване на договора?

10

Спазен ли е максималният срок за подписване на договора?

11

Изпратена ли е информация за сключения договор до АОП (когато е относимо и до „Официален вестник” на Европейския съюз) в законоустановения седемдневен срок?

Изразено мнение.......................................................................................................................

…………………………………………………………………………………………………

Дата Извършил проверката: ..........................

Име и длъжност

/подпис/

Приложение №5

В зависимост от вида на планираната процедура контролният лист може да бъде допълван и детайлизиран.

КОНТРОЛЕН ЛИСТ №5

за извършване на предварителен контрол за законосъобразност и съответствие със ЗОП, ППЗОП и Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки на етап: „Решение за прекратяване на обществената поръчка“

Предмет на обществената поръчка

“.................................................................................................................................................”

№ по ред

Изискуема информация

ДА

НЕ

НЕ СЕ ОТНАСЯ

ЗАБЕЛЕЖКА

1

2

3

4

5

6

1

В Решението достатъчно изчерпателно ли са посочени основанията и мотивите за прекратяване на процедурата и най-ниската оферирана цена?

2

В законоустановения тридневен срок ли е изпратено Решението за прекратяване на обществената процедура до участниците в процедурата?

3

Решението на Управителя на СБАЛОЗ „д-р М.Марков-ЕООД” – Варна ? за прекратяване на обществената поръчка изпратено ли е в законоустановения срок до АОП?

4

Има ли постъпила жалба срещу Решението за прекратяване на процедурата?

5

Гаранциите за участие в обществената поръчка в законоустановения срок ли са възстановени?

6

Разходите направени от участниците в процедурата за закупуване на документация за участие в рамките на 14 дни от Решението ли са възстановени?

Изразено мнение.......................................................................................................................

…………………………………………………………………………………………………

Дата Извършил проверката: ..........................

Име и длъжност

/подпис/





Дата: 2015-04-03
РЕГИСТЪР НА РИСКА в „СПЕЦИАЛИЗИРАНА БОЛНИЦА ЗА АКТИВНО ЛЕЧЕНИЕ НА ОНКОЛОГИЧНИ ЗАБОЛЯВАНИЯ Д-Р МАРКО АНТОНОВ МАРКОВ – ВАРНА” ЕООД 2012 – 2015 г. гр. Варна 2012 г.

Управлението на риска е непрекъснат процес за определяне, оценяване и наблюдение на видовете рискове, които оказват влияние върху дейността на болницата. Основна задача на ръководството на СБАЛОЗ – Варна е да анализира и класифицира рисковете, с цел да се определи въздействието /ефекта/ им върху здравното заведение. Необходимо е всяка дейност, свързана с управлението на риска да бъде документирана. Документът, в който се описва процеса на управление на риска се нарича риск-регистър.

Основната информация, която се отразява в риск-регистъра е:

- идентифициране на съществените рискове за дейността

- оценка на риска, включваща висок, среден или нисък риск – тази оценка се определя чрез оценките на вероятността и въздействието на риска

- предприетите действия /реакция на риска/

- рисковете, които остават да съществуват след предприемане на описаните действия /остатъчни рискове/

- допълнителни планирани действия за понижаване на остатъчните рискове

- срок за изпълнение на допълнителни действия и отговорни длъжностни лица

- допълнителна информация, по която се визират други обстоятелства, свързани с управлението на риска

Основните рискови области в СБАЛОЗ – Варна са свързани с влияние на външни фактори, рискове на дейността и рискове с човешките ресурси. Външните фактори включват нормативни промени, които са свързани с изменения на нормативната уредба и договорни отношения с доставчици, които могат да предизвикат промяна в планираните дейности или да наложат ограничителни мерки. Към външните фактори се отнасят и политическите промени, свързани със смяна на правителството, което може да предизвика промяна в стратегическото развитие на болницата.

Рискове на дейността са свързани с постигането на определените стратегически и оперативни цели, степента, точността и качеството на лечебния процес,спазването на нормативната уредба, създаване и прилагане на различни правила и процедури, касаещи дейността на болницата. Рисковете с човешките ресурси(оперативни рискове) са свързани с текучество или недостиг от квалифицирани кадри, дългосрочни отпуски или болнични на квалифицирани служители. Соценката на идентифицираните рисковесе анализира и определя вероятността от настъпването на рисковете и тяхното евентуално влияние за постигането на целите.

Рисковете се оценяват в зависимост от тяхната вероятност и въздействие. Оценката се прави по петстепенна скала от 1 до 5, като “1” е най-ниската стойност и “5” е най-високата стойност.

Рейтингът на риска се изчислява по формулата:

P x S = V, където:

P – вероятност от настъпване на събитието;

S – значимост на събитието (въздействие);

V – степен на уязвимост (рейтинг).

След направената оценка се изготвя Регистър на риска в СБАЛОЗ- Варна (Приложение № 1), имащ отношение към конкретните цели за съответната година. Рисковете се категоризират в зависимост от рейтинга в четири основни групи:

Рискове с нисък рейтинг – рейтинг от 1 до 5;

Рискове със среден, клонящ към нисък рейтинг–рейтинг от 6 до 10;

Рискове със среден, клонящ към висок рейтинг–рейтинг от 11 до 18;

Рискове с висок рейтинг – рейтинг от 19 до 21.

Общата оценка на риска се изчислява по следната методология:

На рисковете с нисък рейтинг се дава стойност “1”;

На рисковете със среден рейтинг (среден, клонящ към нисък рейтинг и среден, клонящ към висок рейтинг) се дава стойност “2”;

На рисковете с висок рейтинг се дава стойност “3”.

След идентифицирането и оценяването се извършват контролни дейности, свързани с:

ограничаване на риска (третиране) – въвеждане на контролни дейности с цел ограничаване на въздействието или вероятността от настъпване на риска и прилагане на механизъм за осъществяване на контрол от управителя и съответните началници на отделения за изпълнение на контролните дейности и за спазване на настоящите вътрешни правила.

споделяне на риска – чрез извършване на съгласуване на процедури с отделни организации, с които болницата има изградени отношения.

толериране на риска – приемане на риска на нивото, на което е оценен при дейности, при които вероятността от настъпването и влиянието му са ниски, т. е. имат ограничено/незначително влияние върху постигане на целите на болницата.

прехвърляне на риска – при дейности, за които е възможно част от тях да се извършват от други болници или пациентски организации.

Необходимо е всяка основна дейност, свързана с управлението на риска, да бъде документирана. Чрез документиране на всеки етап от процеса по управление на риска, се създават условия за редовен и систематичен преглед на процеса.

Проследяването на процеса по управление на риска и риск-регистъра е дейност чрез, която се осъществява постоянно и систематично наблюдение на рисковете и докладване за тяхното състояние, като целта е да се следи доколко рисковете се управляват успешно, т.е. дали контролните дейности действително минимизират рисковете и дали се постигат целите, застрашени от тези рискове.

Чрез регистъра на риска се създават възможности за спазване на изискванията за своевременност, периодичност и изчерпателност.





Дата: 2015-04-03Сподели: